Mengelola tagihan supplier secara manual dapat memperlambat proses keuangan dan meningkatkan risiko kesalahan.
Invoice yang tercecer, pembayaran vendor terlambat, dan laporan hutang yang tidak sinkron dapat mengganggu arus kas perusahaan Anda.
Oleh karena itu, banyak bisnis mulai menggunakan vendor bill di Odoo untuk membuat pencatatan tagihan supplier lebih terstruktur dan otomatis.
Jika Anda menghadapi tantangan serupa, mari pelajari cara menggunakan fitur ini untuk memantau invoice vendor, status pembayaran, dan laporan payable dalam satu dashboard yang efisien.
Fungsi Vendor Bill di Odoo
Berikut adalah beberapa fungsi fitur vendor bill di Odoo, seperti mencatat tagihan supplier, mengelola pembayaran vendor, memantau hutang bisnis, dan membuat laporan payable.
1. Mencatat Tagihan Supplier
Vendor bill digunakan untuk menyimpan seluruh invoice supplier secara digital di sistem Odoo. Dengan demikian, Anda bisa mengakses histori tagihan vendor kapan saja tanpa harus mencari dokumen secara manual.
2. Mengelola Pembayaran Vendor
Odoo memungkinkan pencatatan pembayaran vendor secara penuh maupun parsial sesuai kebutuhan bisnis. Status pembayaran akan otomatis diperbarui sehingga Anda bisa memantau invoice yang belum lunas dengan mudah.
3. Memantau Hutang Bisnis
Seluruh hutang supplier dapat dipantau melalui dashboard accounting secara real-time. Fitur ini membantu mengidentifikasi invoice yang mendekati jatuh tempo agar pembayaran tepat waktu.
4. Membuat Laporan Payable
Odoo menyediakan laporan payable otomatis untuk melihat total hutang bisnis berdasarkan vendor atau periode tertentu. Laporan ini memudahkan proses audit dan analisis arus kas perusahaan.
Fitur Penting dalam Vendor Bill Odoo
Odoo menyediakan berbagai fitur otomatisasi yang mempercepat dan mengefisienkan pencatatan invoice supplier, seperti:
1. Auto-Complete Vendor Bill
Fitur auto-complete memungkinkan Odoo mengisi data invoice secara otomatis berdasarkan purchase order sebelumnya.
Anda hanya perlu memilih vendor atau purchase order untuk menampilkan detail produk, quantity, dan harga secara otomatis.
2. Partial Payment Vendor
Odoo juga mendukung pembayaran invoice supplier secara bertahap atau partial payment. Sistem otomatis menghitung sisa tagihan yang belum dibayarkan sehingga Anda bisa memantau outstanding payment dengan mudah.
3. Vendor Bill Sequence Otomatis
Setiap vendor bill yang dikonfirmasi akan mendapatkan nomor invoice otomatis dari sistem Odoo. Penomoran ini membuat dokumentasi invoice lebih rapi serta mempercepat pencarian invoice vendor.
4. Aged Payable Report
Fitur Aged Payable Report menampilkan daftar hutang supplier berdasarkan umur tagihan. Fitur ini memudahkan Anda untuk mengidentifikasi invoice yang mendekati jatuh tempo atau sudah overdue.
Data Penting yang Harus Diinput dalam Vendor Bill
Sebelum mengonfirmasi invoice vendor, pastikan untuk mengisi seluruh data penting untuk menjaga akurasi laporan accounting dan proses pembayaran supplier.
1. Nama Vendor atau Supplier
Nama vendor digunakan untuk menghubungkan invoice dengan data supplier di database Odoo. Informasi ini memungkinkan sistem menampilkan histori transaksi vendor secara otomatis.
2. Bill Reference Supplier
Bill reference berfungsi sebagai nomor invoice dari supplier untuk memudahkan tracking pembayaran. Data ini juga membantu menghindari duplikasi invoice vendor.
3. Tanggal Invoice Vendor
Tanggal invoice digunakan untuk menentukan periode pencatatan accounting dan jatuh tempo pembayaran. Informasi ini penting untuk laporan keuangan bisnis.
4. Produk dan Quantity
Produk dan quantity harus sesuai dengan purchase order dan barang yang diterima perusahaan. Kesalahan quantity dapat memengaruhi nilai hutang dan laporan inventory bisnis.
5. Pajak dan Harga Produk
Pajak dan harga produk harus diinput dengan benar agar total invoice sesuai dengan tagihan supplier. Kesalahan perhitungan pajak dapat memengaruhi laporan accounting perusahaan.
6. Payment Terms Vendor
Payment terms digunakan untuk menentukan skema pembayaran supplier seperti NET 30 atau pembayaran bertahap. Pengaturan ini membantu sistem menghitung due date secara otomatis.
7. Due Date Pembayaran
Due date membantu bisnis mengetahui batas akhir pembayaran invoice supplier. Fitur ini membantu menghindari keterlambatan pembayaran vendor.
Cara Membuat Vendor Bill di Odoo
Anda bisa langsung membuat vendor bill di Odoo secara langsung dari modul Accounting dengan proses yang sederhana. Berikut adalah langkah-langkahnya yang perlu Anda ikuti:
1. Buka Modul Accounting
2. Klik Menu Configuration lalu Pilih Settings
3. Scroll Hingga Menemukan Bagian Vendor Bills
Matikan ceklis di samping kolom auto-validate bills agar Anda bisa memvalidasinya terlebih dahulu.
Setelah itu, klik Save untuk menyimpan perubahan.
4. Klik Menu Vendor lalu Pilih Bills
5. Klik Tombol New untuk Membuat Vendor Bill Baru
6. Isi Detail dari Vendor Bill
Di sini, ada beberapa informasi yang perlu Anda isi, yaitu:
- Nama vendor atau supplier
- Bill reference vendor
- Bill date dan accounting date
- Payment reference
- Bank penerima
- Due date
- Akun jurnal
7. Klik Add Invoice Lines untuk Menambahkan Produk
8. Isilah Data Invoice Lines
Isilah beberapa data berikut sesuai kebutuhan Anda:
- Nama jurnal
- Label
- Kuantitas
- Total Harga
- Pajak (Jika Ada)
9. Klik Tombol Confirm untuk Memvalidasi Vendor Bill
Klik tombol ini jika semua data yang diperlukan sudah selesai di-input.
Cara Membayar Vendor Bill di Odoo
Setelah invoice vendor tervalidasi, Anda bisa memproses pembayaran melalui Odoo Accounting.
Berikut adalah langkah-langkahnya
1. Buka Vendor Bill yang Sudah Confirm
2. Klik Tombol Pay
3. Isi Data Pembayaran Sesuai Kebutuhan
Di sini, Anda perlu mengisi nama jurnal, metode pembayaran, rekening penerima, nominal pembayaran, tanggal pembayaran, serta memo jika dibutuhkan.
4. Klik Create Payment Jika Sudah Selesai
5. Kembali ke Dashboard
Klik pilihan tombol Bank.
6. Klik Tombol Reconcile pada Vendor Bill yang Sudah Dibuat
7. Pilih Item di Jurnal dan Klik Select
8. Klik Tombol Receivable Sebagai Tanda Pembayaran Anda Diterima
Kelola Vendor Bill Lebih Praktis dengan Odoo dan Digivoz
Pengelolaan invoice supplier menjadi lebih mudah ketika seluruh proses purchase, accounting, dan pembayaran terintegrasi dalam satu sistem ERP.
Dengan fitur otomatisasi seperti autocomplete invoice, partial payment, dan aged payable report, Odoo membantu bisnis menjaga arus kas tetap stabil dan proses accounting lebih efisien.
Sebagai salah satu Odoo partner Indonesia, tim ahli kami siap memberikan dukungan end-to-end–mulai dari konsultasi, pelatihan, migrasi data, hingga pemakaiannya secara real-time–hingga solusi ini memberikan hasil yang nyata.
Hubungi kami sekarang dan beralihlah untuk menggunakan sistem Odoo secara end-to-end!