Apakah Anda pernah merasa tim sales sudah memiliki banyak aktivitas, tapi sulit mengetahui siapa saja yang sudah follow up dan siapa yang belum?
Kondisi ini sering terjadi ketika aktivitas seperti email, call, atau meeting tidak tercatat dengan rapi dalam satu sistem. Akibatnya, mereka bisa melewatkan peluang dan kesulitan untuk berkomunikasi secara konsisten. Bahkan, Anda akan sulit mengevaluasi performa mereka.
Sebagai salah satu pilihan, Anda bisa saja melakukan tracking aktivitas sales di Odoo untuk memastikan mereka mencatat, memantau, dan mengelola setiap interaksi pelanggan dengan lebih terstruktur.
Jenis Aktivitas Sales yang Dapat Ditracking Odoo CRM
Dalam Odoo CRM, Anda bisa mencatat berbagai jenis aktivitas sales terhadap lead atau peluang untuk mengelola prosesnya secara lebih terarah.
Berikut adalah beberapa jenis aktivitas tersebut:
1. Email untuk Follow Up Customer
Odoo menyediakan aktivitas email yang membantu mengingatkan tim sales untuk mengirim follow up kepada pelanggan. Di sini, mereka juga dapat mencatat isi komunikasi sehingga riwayat interaksi tersimpan rapi di sistem.
2. Call untuk Kontak Langsung
Aktivitas call digunakan untuk menjadwalkan panggilan dengan pelanggan. Mereka dapat menambahkan catatan terkait pembicaraan yang akan dilakukan atau hasil call tersebut.
3. Meeting untuk Diskusi Bisnis
Aktivitas sales selanjutnya adalah meeting yang digunakan untuk menjadwalkan pertemuan dengan pelanggan atau tim internal. Aktivitas ini terhubung dengan kalender sehingga tim sales tidak akan melewatkan jadwalnya.
4. To Do untuk Tugas Umum
Dengan Odoo, tim sales bisa mengatur to-do-list yang bersifat sederhana, seperti mengirim proposal atau follow up ringan. Mereka juga dapat menambahkan catatan sebagai pengingat pekerjaan apa saja yang harus dilakukan.
5. Upload Dokumen untuk Kebutuhan Sales
Aktivitas ini digunakan untuk mengunggah dokumen seperti proposal, kontrak, atau penawaran. Dokumen akan tersimpan langsung di dalam record opportunity sehingga lebih mudah untuk diakses tim.
Manfaat Tracking Aktivitas Sales di Odoo
Berikut adalah manfaat yang didapatkan saat Anda melakukan tracking aktivitas sales dengan Odoo, seperti tidak melewatkan satu pun follow up, mengontrol pipeline dengan lebih baik, menjaga kedisiplinan tim sales, meningkatkan peluang closing, dan menyimpan aktivitas secara lebih terstruktur.
1. Tidak Ada Follow Up yang Terlewat
Setiap aktivitas memiliki deadline dan notifikasi sehingga tidak ada tugas yang terlewat. Dengan begini, tim sales dapat menjaga komunikasi dengan pelanggan secara konsisten.
2. Pipeline Lebih Terkontrol
Semua aktivitas terhubung langsung dengan pipeline sales. Ini mempermudah Anda untuk melihat progres setiap peluang berdasarkan aktivitas yang dilakukan.
3. Tim Sales Lebih Disiplin
Dengan adanya sistem tracking, setiap aktivitas sales tercatat dengan jelas. Hal ini mendorong tim sales untuk bekerja lebih terstruktur dan bertanggung jawab.
4. Meningkatkan Peluang Closing
Follow up yang terjadwal dengan baik akan meningkatkan peluang closing. Tim juga dapat fokus pada aktivitas yang benar-benar berdampak pada penjualan.
5. Aktivitas Lebih Terstruktur
Semua aktivitas tersimpan dalam satu sistem terpusat sehingga mempermudah proses monitoring dan evaluasi performa tim sales.
Cara Membuat dan Menjadwalkan Aktivitas Sales
Jika Anda ingin melakukan tracking aktivitas sales di Odoo, mari ikuti langkah-langkah ini secara terstruktur:
1. Buka Modul CRM
Odoo akan menampilkan halaman awal berbentuk pipeline penawaran terhadap lead.
2. Pilih Salah Satu Lead atau Peluang
3. Klik Icon Jam untuk Menjadwalkan Aktivitas Sales
Klik Schedule an activity untuk menampilkan halaman Schedule Activity.
4. Pilih Jenis Aktivitas dan Isi Detail yang Diperlukan
Odoo menyediakan berbagai jenis tipe aktivitas yang bisa Anda pilih, seperti email, call, atau meeting. Isi juga kolom deadline dan PIC yang bertugas jika diperlukan.
Apabila sudah selesai, klik tombol Save untuk menyimpan pengaturan.
Cara Tracking Aktivitas Sales di Odoo CRM
Setelah membuat aktivitas, Anda juga perlu melakukan tracking aktivitas sales di Odoo. Mari simak langkah-langkahnya di bawah ini.
1. Aktifkan View Kanban
Klik icon view yang terletak di paling kanan. View kanban biasanya terletak di sisi paling kiri.
2. Perhatikan Icon di Bawah Setiap Kartu Peluang
Dalam tampilan ini, Odoo menyertakan ikon aktivitas berbentuk jam di bagian bawah. Icon inilah yang menunjukkan jenis aktivitas dan tenggat penyelesaiannya dalam bentuk warna, mulai dari hijau (upcoming), kuning (today), hingga merah (overdue).
3. Klik Icon Aktivitas untuk Mengupdate Status Aktivitas
Anda bisa menandainya sebagai Done ketika selesai atau mengedit detailnya secara lebih lanjut. Dengan pengaturan ini, pipeline tim sales akan tetap akurat dan mereka bisa menjadwalkan aktivitas berikutnya.
Cara Mengelola Aktivitas agar Tidak Berantakan
Agar sistem tetap efektif, tim juga perlu mengelola aktivitasnya dengan baik supaya pipeline tetap rapi dan mudah dipantau.
1. Tandai Aktivitas sebagai Selesai
Setiap aktivitas yang sudah dilakukan harus segera ditandai sebagai selesai agar pipeline tetap akurat dan bebas dari aktivitas lama.
2. Jadwalkan Aktivitas Berikutnya
Setelah satu aktivitas selesai, segera jadwalkan aktivitas berikutnya untuk menjaga alur follow up.
3. Hindari Aktivitas yang Menumpuk
Terlalu banyak aktivitas tanpa prioritas dapat membuat tim kewalahan. Aturlah agar mereka hanya fokus pada aktivitas yang paling penting.
4. Update Aktivitas Secara Real-Time
Selalu perbarui status aktivitas setelah dilakukan agar tim lainnya memahami kondisi terbaru setiap deal.
5. Pastikan Pipeline Selalu Ter-Update
Jika tim Anda dapat mengelola pipeline dengan rapi dan rutin, Anda bisa menyusun strategi bisnis dapat secara lebih tepat.
Kelola Aktivitas Sales Lebih Rapi untuk Tingkatkan Peluang Closing
Tanpa adanya sistem yang jelas, Anda akan kesulitan untuk memantau aktivitas tim sales di lapangan.
Sekarang, Anda bisa melakukan tracking aktivitas sales di Odoo untuk membantu tim sales bekerja lebih rapi dan meningkatkan peluang closing melalui follow-up yang konsisten.
Jika Anda ingin menggunakan ERP ini dalam tim internal, pastikan untuk melakukan implementasi Odoo bersama Digivoz.
Sebagai salah satu Odoo partner Indonesia, tim ahli kami siap memberikan dukungan end-to-end–mulai dari konsultasi, pelatihan, migrasi data, hingga pemakaiannya secara real-time–hingga solusi ini memberikan hasil yang nyata.
Hubungi kami sekarang dan beralihlah untuk menggunakan sistem Odoo secara end-to-end!