Apakah Anda ingin membawa bisnis ke level berikutnya?
Mungkin, perusahaan Anda sedang mengalami hambatan seperti proses manual yang memakan waktu dan memperlambat pertumbuhan. Namun, bagaimana jika tantangan ini dapat diatasi dengan solusi digital custom yang scalable?
Dalam artikel ini, kami akan mengajak Anda untuk membaca studi kasus Hotto. Di sini, Anda akan melihat bagaimana bisnis yang sudah dikenal pun bisa menghadapi masalah umum—dari kesulitan memantau stok hingga lambatnya pengambilan keputusan.
Profil Singkat Hotto
Sumber: Hotto.co.id
Hotto adalah produsen minuman multigrain yang terbuat dari ubi ungu sebagai bahan utamanya. Produk mereka menjadi pilihan banyak orang karena kandungan seratnya yang tinggi, bahkan memenuhi sekitar 20% kebutuhan asupan serat harian Anda.
Dengan kombinasi 15 jenis biji-bijian multigrain dan oat dari Swedia, Hotto berhasil menciptakan minuman yang lezat dan mendukung kesehatan sistem pencernaan serta keseimbangan nutrisi.
Kombinasi ini menjadikan Hotto bukan sekadar minuman, tapi bagian dari gaya hidup sehat modern.
Tantangan yang Dihadapi oleh Hotto
Meskipun produknya menyehatkan, proses bisnis Hotto ternyata belum seefisien produknya. Mari kita lihat beberapa tantangan utama yang mereka hadapi.
1. Banyak Proses Manual dalam Manajemen Agen dan Distributor
Tim Hotto masih mengandalkan pencatatan manual untuk memantau kinerja agen dan distributornya. Selain memakan waktu, proses ini juga rentan terhadap kesalahan dan duplikasi data.
2. Sulit Memantau Stok Produk, Status Pesanan, serta Aktivitas Distributor secara Real-time
Hotto juga tidak memiliki sistem yang dapat melacak stok, status pesanan, hingga aktivitas distributor secara instan.
Mereka juga tidak dapat merespon permintaan pasar dan melewatkan begitu banyak peluang penjualan.
3. Seluruh Data dan Laporan Masih Dicatat Manual
Keputusan bisnis yang seharusnya berbasis data justru masih bersandar pada laporan manual yang tidak up-to-date.
Akibatnya, mereka kesulitan mengambil keputusan dengan tepat dan optimal. Selain itu, ini juga meningkatkan potensi kesalahan dalam menganalisis performa penjualan atau distribusi.
Solusi Digital yang Dihadirkan Digivoz kepada Hotto
Sebagai salah satu IT consulting terbaik di Bekasi, Digivoz memberikan solusi digital yang disesuaikan dengan kebutuhan spesifik Hotto.
Solusi ini mencakup empat sistem utama yang terintegrasi dalam satu website untuk menjawab semua tantangan di atas.
1. Agent & Distributor Management System (ADMS)
Sistem ini memudahkan manajemen Hotto untuk mengelola semua informasi terkait agen dan distributor dalam satu dashboard terpusat.
Dalam sistem ini, terdapat empat fitur utama, yaitu fitur Agent and Distributor, Broadcast, Request, dan Notification.
- Agent & Distributor : Mengelola data agen/distributor, mencari dan mengedit informasi, memberhentikan distributor, melihat waitlist, dan mengubah kuota.
- Broadcast : Membuat dan mengirim pesan massal berdasarkan kategori, menghapus draft, dan melihat pesan broadcast sebelumnya.
- Request : Meninjau permintaan seperti perubahan data, pendaftaran distributor, review link marketplace, dan memfilter jenis permintaan.
- Notification : Melihat dan menerima notifikasi terkait aktivitas sistem dan pengguna.
2. Online Store
Dalam sistem ini, terdapat platform Online Store juga yang terintegrasi. Platform ini memudahkan tim dan pelanggan untuk melihat dan bertransaksi langsung dengan distributor aktif.
3. Order & Inventory Management System (OMS & IMS)
Dengan sistem ini, tim Hotto dapat memantau pergerakan stok dan pesanan secara real-time. Setiap update stok dan pengiriman tercatat otomatis dalam sistem.
Alhasil, distribusi produk Hotto menjadi lebih akurat dan efisien. Sistem ini juga membantu menjaga ketersediaan stok.
Sistem ini memiliki tiga fitur, yaitu Create Order, Status Order, dan Inventory.
- Create Order: Request order produk ke Hotto pusat
- Status Order: Melihat status pesanan
- Inventory: Melihat stok produk Hotto di Gudang
4. Data Analytics & Reporting System (DARS)
Terakhir, Digivoz juga membangun sistem pelaporan otomatis. Di dalamnya, terdapat laporan dan analisis terkait penjualan, stok, hingga aktivitas distributor dalam format yang mudah dipahami.
Tim Hotto dapat menggunakan analisis ini untuk menyusun strategi pemasaran dan distribusi yang lebih tajam dan berbasis data.
Sistem ini juga menyediakan fitur Statistik Online Store untuk melihat data sales dan customer serta fitur Top Selling untuk melihat penjualan terbanyak dari toko atau produk.
Proses Implementasi Solusi Digital Digivoz pada Hotto
Proses transformasi digital Hotto terjadi melalui beberapa tahapan sistematis. Setiap tahapan ini dilakukan dengan pendekatan konsultatif dan kolaboratif.
1. Konsultasi Awal
Pada bulan November 2024, tim Hotto berkonsultasi mengenai masalah utama yang dihadapi. Setelah itu, Digivoz menggali hambatan operasional yang terjadi dalam manajemen agen, stok, dan proses pemesanannya.
2. Penawaran Solusi dan Timeline
Setelah memahami kebutuhan Hotto, kami menawarkan solusi digital yang tepat sasaran. Proposal ini mencakup fitur sistem, estimasi timeline pengerjaan, dan total anggaran. Semua informasi disampaikan secara transparan.
3. Requirement Gathering
Sebelum mulai development, Digivoz mengadakan sesi requirement gathering untuk mengumpulkan detail proses bisnis Hotto sekarang.
Setiap kesulitan dan keinginan mereka akan kami catat supaya sistem benar-benar menjawab kebutuhan di lapangan.
Di sini, tim Hotto memprioritaskan sistem ADMS terlebih dahulu dari empat solusi di atas.
4. Development dan Testing
Selanjutnya, tech team kami membuat prototipe sistem ADMS yang diuji bersama tim Hotto. Setiap masukan dan revisi akan dilakukan secara fleksibel untuk memastikan sistem yang dikembangkan sudah sesuai ekspektasi.
Setelah sudah selesai didevelop, tim kami akan kembali memasuki proses requirement gathering untuk sistem Online Store.
Proses ini dilakukan secara berulang hingga mencakup semua solusi digital di atas. Tahapan ini diperkirakan akan selesai di bulan September 2025 nanti.
5. Sosialisasi dan Pelatihan
Setelah pengembangan dan proses testing selesai, Digivoz menyelenggarakan sesi sosialisasi dan pelatihan internal.
Kami akan menjelaskan fungsi sistem ini dan menyediakan guidebook penggunaan sistem. Dalam tahapan ini, tim Hotto akan melakukan uji coba terakhir kalinya sebelum diimplementasikan dengan penuh.
6. Implementasi Bertahap
Setiap sistem diimplementasikan secara bertahap agar transisi berjalan mulus. Dengan pendekatan ini, Hotto bisa beradaptasi perlahan dan memastikan setiap proses berjalan dengan baik.
Selain itu, kami juga menyediakan jasa maintenance yang responsif. Dengan ini, tim Hotto dapat menghubungi kami saat menghadapi tantangan atau ingin menambah fitur baru.
Dampak dan Manfaat Setelah Implementasi
Apa hasil dari semua upaya transformasi digital ini? Berikut dampak nyata yang diharapkan akan dirasakan tim Hotto.
1. Efisiensi Operasional Meningkat
Proses pengelolaan agen, distributor, stok, dan pesanan menjadi jauh lebih efisien. Selain itu, sistem ini juga mengurangi pekerjaan manual dan meminimalisir potensi kesalahan.
2. Keputusan Lebih Cepat & Tepat
Data real-time yang tersedia dalam dashboard dan laporan sangat membantu manajemen dalam menentukan strategi bisnis. Tidak ada lagi keputusan yang diambil berdasarkan asumsi.
3. Aktivasi Distributor Lebih Optimal
Dengan sistem ADMS, tim Hotto bisa memonitor aktivitas distributor. Distributor yang aktif dan produktif akan mendorong peningkatan penjualan dan distribusi yang lebih merata.
Mulai Transformasi Digital Bisnis Anda bersama Digivoz
Dari studi kasus Hotto ini, terbukti bahwa transformasi digital bukan hanya untuk perusahaan besar, tapi juga untuk bisnis dinamis yang ingin tumbuh lebih efisien.
Bersama Digivoz, Anda bisa merancang solusi digital yang disesuaikan dengan tantangan dan kebutuhan unik perusahaan Anda.
Saatnya mengambil langkah untuk meningkatkan efisiensi operasional dan pengambilan keputusan yang cerdas.
Hubungi kami sekarang atau isi form konsultasi berikut dan mulai proses digitalisasi bisnis Anda.