Ada banyak layanan yang menghadapi tantangan dalam mengelola data, operasional, dan komunikasi dengan pelanggannya, salah satunya Cyber Evo.
Untuk menghadapi berbagai tantangan ini, mereka melakukan transformasi digital dengan beralih dari proses manual menuju manajemen terintegrasi.
Menariknya, perjalanan digitalisasi ini berdampak langsung terhadap kenaikan efisiensi bisnis. Melalui studi kasus Cyber Evo ini, kami akan mengajak Anda untuk melihat bagaimana Odoo ERP membantu mereka menghadapi masalah tersebut.
Profil Cyber Evo
Cyber Evo adalah penyedia layanan internet unlimited di Indonesia yang dinaungi oleh PT Jaringan Cyber Indonesia.
Mereka menawarkan layanan internet cepat fiber optik dengan harga terjangkau dan koneksi yang stabil di berbagai kondisi cuaca.
Cyber Evo juga menghadirkan berbagai paket internet untuk memenuhi kebutuhan berbagai segmen, seperti rumah tangga, gaming, serta sektor bisnis yang membutuhkan pengalaman internet yang optimal.
Masalah yang Dihadapi Cyber Evo
Sebelum menerapkan Odoo ERP, Cyber Evo menghadapi sejumlah tantangan yang menghambat operasional sehari-hari.
- Pengelolaan Data Masih Manual: Mereka masih menggunakan spreadsheet yang rawan error dalam dan duplikasi data dalam penagihan. Mereka mengeluarkan banyak waktu untuk memperbaikinya.
- Tidak Adanya Sistem Terpusat: Mereka kesulitan melacak history komunikasi pelanggan karena informasi ini sering tercecer dan sulit diakses cepat. Mereka juga kesulitan memonitor proses pemasangan internet secara real-time.
- Kesulitan Evaluasi Kinerja: Informasi pelanggan dan dokumen pemasangan yang tercecer dalam WhatsApp sering menimbulkan masalah berulang.
Modul Odoo yang Dibangun untuk Cyber Evo
Untuk menjawab permasalahan di atas, Cyber Evo mengadopsi sistem ERP Odoo dengan beberapa modul utama.
1. Modul CRM
Dengan modul ini, Cyber Evo dapat mengatur pipeline penjualan multi-tahap, mulai dari leads, follow–up, hingga closing.
Modul ini juga menyediakan fitur reminder follow-up untuk mencegah peluang terlewat dan tagging untuk segmentasi pelanggan. Dengan sistem ini, tim Sales dapat mengelola calon kliennya secara terstruktur.
2. Modul Field Service
Modul ini digunakan oleh kepala teknisi untuk menjadwalkan pemasangan internet. Di dalamnya juga dibuat worksheet kustom sehingga teknisi bisa mendokumentasikan pekerjaannya sesuai standar.
Cyber Evo juga bisa langsung melihat status pengerjaan teknisinya, mulai dari Open, In Progress, dan Done tanpa harus menunggu laporan manual.
3. Modul Inventory
Modul Inventory digunakan untuk manajemen produk dan alat. Modul ini terhubung langsung dengan tiket pemasangan dan bisa memberikan laporan stok secara real-time.
Dengan modul ini, tim Cyber Evo bisa melacak stok produknya yang ada di kantor pusat, gudang, maupun teknisinya. Hal ini mencegah kekurangan stok sekaligus memastikan efisiensi logistik.
Baca juga: Cara Mengatur Penerimaan dan Pemasukan Barang di Odoo versi Digivoz
4. Modul Helpdesk
Solusi terakhir, yaitu modul Helpdesk Odoo membantu mengorganisir layanan pelanggan mereka.
Setiap tiket keluhan atau instalasi yang dibutuhkan pelanggan akan langsung ditugaskan ke teknisi lapangan.
Selain terintegrasi langsung dengan worksheet pekerjaan, Anda bisa melihat tracking status tiket ini secara transparan.
Tahapan Implementasi Sistem ERP Odoo di Cyber Evo
Implementasi Odoo ERP dalam Cyber Evo dilakukan secara bertahap, mulai dari preparation hingga training dan go-live.
Proses ini berjalan selama kurang lebih 2 bulan dan memastikan ERP dapat bekerja dengan optimal.
1. Preparation
Pertama, Tim Digivoz mengadakan kick off meeting untuk mencatat seluruh kebutuhan Cyber Evo dengan detail. Setelah itu, kami akan membuatkan database Odoo awal dan melakukan konfigurasi dasar.
2. Implementation
Kami membantu mengkonfigurasi modul CRM, Field Service, Inventory, dan Helpdesk sesuai kebutuhan mereka. Kustomisasi ini memastikan bahwa sistem benar-benar selaras dengan workflow yang diinginkan Cyber Evo.
3. Testing dan Deployment
Tim kami mengadakan proses deployment local, yaitu uji coba sistem secara internal. Saat sudah berjalan dengan baik, Digivoz melakukan migrasi Odoo ke server Cyber Evo dengan skema on-premise. Hasilnya, data lebih aman dan mudah untuk mereka kontrol.
4. Training dan Go-Live
Terakhir, Tim Cyber Evo mendapatkan pelatihan langsung tentang cara menggunakan sistem Odoo untuk memudahkan proses adaptasi.
Setelah itu, sistem ini digunakan secara resmi (Go-Live) di seluruh bagian bisnis. Pengguna bisa langsung merasakan manfaatnya dalam operasional sehari-hari.
Manfaat Implementasi Sistem ERP Odoo untuk Cyber Evo
Setelah tahap go-live, Cyber Evo mendapatkan dampak positif dari transformasi digital ini, seperti:
- Semua data-data Cyber Evo tersimpan dalam satu platform terpusat, yaitu Odoo. Selain akurat, data ini juga mudah diakses sehingga tim bisa mengambil keputusan dengan cepat.
- Manajer bisa memantau progres pemasangan internet kapan saja. Informasi di dalamnya juga diperbarui secara real-time dari kondisi teknisi di lapangan.
- Setiap keluhan dan proses pemasangan internet terdokumentasi rapi di sistem. Riwayat pekerjaan mereka juga bisa dilacak kapanpun dibutuhkan.
- Teknisi tidak lagi terbebani dengan laporan manual karena semua tercatat otomatis. Manajer pun bisa lebih fokus pada strategi, bukan sekadar administrasi.
- Modul Inventory yang terhubung langsung dengan tiket memastikan stok produk selalu terpantau. Anda bisa meminimalisir risiko kehabisan atau kelebihan stok untuk operasional yang lebih terkontrol.
Saatnya Bisnis Anda Melangkah ke Era Digital
Dari kisah studi kasus Cyber Evo di atas, terbukti bahwa proses transformasi digital bersama Odoo dapat meningkatkan efisiensi operasional secara signifikan.
Dari mengurangi kesalahan data, monitoring real-time, hingga manajemen stok yang lebih baik, semua manfaat ini bisa Anda rasakan juga.
Ingin membawa bisnis Anda ke level berikutnya? Segera konsultasikan kebutuhan bisnis Anda bersama Digivoz.
Sebagai salah satu mitra resmi Odoo, kami siap seluruh proses implementasi Odoo ERP ini–mulai dari konsultasi, pelatihan, migrasi data, hingga pemakaiannya secara real-time. Kami juga bisa mengkustomisasi solusi ERP Odoo untuk menjawab semua tantangan yang Anda alami.
Hubungi kami sekarang atau isi form konsultasi berikut dan mulai proses digitalisasi bisnis Anda.