Pernah merasa adanya ketidakcocokan Antara stok barang di sistem dengan kondisi fisik di gudang? Jika dibiarkan, selisih ini bisa menimbulkan kerugian besar, kesalahan pengiriman, atau kesalahan pengambilan keputusan restock barang yang keliru.
Kesalahan ini umumnya disebabkan karena pengecekan stok yang masih manual dan tidak terjadwal. Untuk meminimalisir hal ini, Anda bisa melakukan stock opname dengan Odoo, salah satu ERP open-source yang bisa memenuhi seluruh kebutuhan bisnis.
Sebelum menggunakannya, mari kita pelajari dulu apa itu stock opname Odoo, alasan mengapa hal ini penting, hingga contoh penggunaannya.
Apa Itu Stock Opname di Odoo?
Stock opname Odoo adalah proses penyesuaian stok fisik di gudang dengan data stok yang tercatat di dalam sistem Odoo.
Proses ini dilakukan melalui fitur inventory adjustment sehingga Anda dapat memperbarui jumlah barang berdasarkan hasil hitung langsung.
Sistem akan mencatat selisih dan melakukan penyesuaian stok otomatis setelah divalidasi. Dengan cara ini, data inventaris Anda tetap sinkron dan valid untuk kebutuhan operasional harian.
Pentingnya Melakukan Stock Opname di Odoo
Mengapa proses stock opname ini penting? Tanpa adanya proses stock opname ini, Anda berpotensi mengalami ketidaksesuaian stok, kehilangan barang, sulit membuat laporan stok yang terpercaya, kesalahan perencanaan pembelian, dan memiliki kontrol gudang yang lemah.
- Stok Sering Tidak Sesuai: Anda perlu melakukan stock opname untuk menemukan selisih perbedaan antara data sistem dan stok fisik.
- Risiko Barang Hilang: Tanpa adanya stock opname rutin, Anda akan sulit menelusuri penyebab selisih barang akibat kesalahan penempatan, kerusakan, atau penyusutan.
- Laporan Stok Sulit Dipercaya: Jika tidak melakukan verifikasi stok, Anda akan kesulitan membuat laporan stok yang terpercaya untuk kebutuhan audit dan perencanaan.
- Kesalahan Perencanaan Pembelian: Stock opname membantu Anda dalam melakukan pembelian stok agar tetap realis dan meminimalisir risiko overstock atau understock.
- Kontrol Gudang Lemah: Ketiadaan proses stock opname akan melemahkan kedisiplinan tim dalam seluruh proses kontrol gudang.
Cara Kerja Stock Opname di Odoo
Umumnya, proses penyesuaian inventaris Odoo berlangsung melalui beberapa tahap berikut ini:
1. Menentukan Lokasi dan Produk
Pertama, Anda perlu memilih gudang yang akan dihitung terlebih dahulu. Anda juga bisa memfilter produk berdasarkan kategori atau jenis tertentu supaya proses opname dapat dilakukan secara bertahap dan terkontrol.
2. Membuat Inventory Adjustment
Di modul inventory Odoo, Anda perlu menyiapkan dokumen penyesuaian stok baru yang memuat setiap item yang akan Anda cek. Untuk itu, siapkanlah kolom kolom jumlah tercatat dengan jumlah aktualnya.
3. Melakukan Penghitungan Fisik
Ini merupakan proses inti dari stock opname, yaitu penghitungan stok secara langsung di lapangan yang bisa menggunakan barcode scanner Odoo. Hitungan ini akan dimasukkan dalam sistem secara otomatis.
4. Mengisi Selisih Jumlah
Saat Odoo menemukan adanya perbedaan antara stok fisik dan sistem, ia akan menyorotinya dengan warna merah. Dengan begitu, Anda dapat langsung merekonsiliasi perbedaan tersebut sebelum perhitungan stok selesai.
5. Validasi Hasil Perhitungan
Setelah mengisi semua data yang diperlukan, Anda perlu memvalidasi dokumen tersebut. Odoo akan memperbarui stok berdasarkan angka aktualnya di lapangan yang Anda berikan.
Manfaat Melakukan Stock Opname Odoo bagi Bisnis
Dengan menerapkan stock opname Odoo, Anda bisa mendapatkan beberapa manfaat, seperti data stok yang lebih akurat, pengelolaan gudang yang rapi, mempermudah pengambilan keputusan, deteksi masalah lebih dini, dan mempermudah untuk lolos proses audit.
- Data Stok Lebih Akurat: Proses ini membantu menyelaraskan data inventaris sistem dengan kondisi fisik dan meminimalisir resiko salah catat.
- Pengelolaan Gudang Lebih Rapi: Pencatatan stok secara disiplin membuat pergerakan barang lebih terkontrol.
- Pengambilan Keputusan Lebih Aman: Proses stock opname Odoo mempermudah pengambilan keputusan pembelian atau produksi agar tidak mencapai overstock dan stock out.
- Deteksi Masalah Lebih Dini: Adanya selisih berulang antara stok sistem dengan kondisi nyata menandakan masalah pada proses. Di sini, Anda bisa langsung menginvestigasinya untuk mencegah kerugian yang lebih besar.
- Meningkatkan Kepercayaan Audit: Data yang sudah diverifikasi lebih mudah lolos audit karena jejak penyesuaiannya tersedia di sistem Odoo secara transparan.
Contoh Penggunaan Fitur Stock Opname Odoo dalam Bisnis
Proses stock opname Odoo ini bisa digunakan di berbagai jenis industri atau momen tertentu. Bahkan, proses ini juga membantu menjaga stok produk tertentu yang bernilai tinggi.
Mari simak beberapa contoh penggunaan fitur Odoo satu ini.
1. Opname Gudang Ritel
Toko ritel melakukan opname berkala per rak atau kategori produk untuk mendeteksi selisih dengan cepat. Proses ini efektif untuk menyelaraskan stok display dan gudang.
2. Opname Gudang Manufaktur
Perusahaan manufaktur bisa melakukan stock opname dengan cara mengecek bahan bakunya agar selalu memenuhi jumlah produksi.
3. Opname Sebelum Audit
Sebelum proses audit eksternal, Anda bisa melakukan opname ini untuk memvalidasi ulang data dalam sistem dengan kenyataannya di lapangan.
4. Opname Setelah Migrasi Sistem
Anda bisa melakukan verifikasi stok ulang setelah implementasi ERP baru. Ini memastikan sistem baru memiliki baseline yang akurat sejak awal.
5. Opname Produk Bernilai Tinggi
Contoh yang terakhir adalah pengecekan barang yang lebih mahal dengan ketat untuk meminimalisir risiko kehilangan dan menjaga margin bisnis.
Saatnya Jaga Stok Gudang Lebih Akurat dengan Odoo!
Tak hanya masalah gudang saja, kesalahan stok ini bisa memengaruhi tingkat penjualan, keuangan, dan kepuasan pelanggan.
Maka dari itu, Anda bisa melakukan proses stock opname Odoo untuk menjaga keakuratan data inventaris bisnis.
Sayangnya, ada beberapa fitur modul Inventory ini tidak tersedia di Odoo versi Community. Untuk menggunakannya secara optimal, pertimbangkan untuk melakukan implementasi Odoo Enterprise bersama Digivoz.
Sebagai salah satu Odoo partner Indonesia, tim ahli kami siap memberikan dukungan end-to-end hingga solusi ini memberikan hasil yang nyata.
Hubungi kami sekarang atau isi form konsultasi berikut dan beralihlah untuk menggunakan sistem Odoo secara end-to-end!