Mengelola bisnis rental mencakup lebih dari sekadar menyewakan barang. Anda juga harus memastikan ketersediaan stok, mengatur jadwal sewa, memantau pengambilan dan pengembalian barang, serta membuat invoice secara tepat waktu.
Jika seluruh proses masih dilakukan secara manual, risiko kesalahan operasional akan meningkat seiring pertumbuhan bisnis.
Karena itu, banyak perusahaan mulai menggunakan fitur rental di Odoo untuk mengelola seluruh proses penyewaan melalui satu sistem terintegrasi yang mudah dikontrol.
Apa Itu Odoo Rental?
Odoo Rental adalah modul Odoo yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola penyewaan barang dan layanan dalam satu platform.
Dengan modul ini, pengguna dapat membuat quotation, mengonfirmasi rental order, mengatur jadwal penyewaan, mencatat pengambilan dan pengembalian barang, serta membuat invoice pelanggan secara terintegrasi.
Fitur-fitur untuk Pengaturan Rental di Odoo
Odoo menyediakan fitur-fitur khusus untuk mendukung kebutuhan bisnis rental. Seluruh proses, mulai dari pengelolaan order hingga invoicing, dapat dilakukan dalam satu sistem terintegrasi.
1. Rental Order Management
Fitur ini memungkinkan Anda mengelola seluruh transaksi penyewaan dari satu dashboard terpusat. Status rental dan invoice dapat dipantau secara real-time untuk memudahkan kontrol operasional.
2. Quotation dan Booking Rental
Odoo memungkinkan Anda membuat quotation sebelum transaksi rental dikonfirmasi pelanggan. Setelah disetujui, quotation dapat langsung dikonversi menjadi rental order tanpa perlu input data ulang.
3. Pengaturan Harga Sewa
Anda dapat menentukan harga sewa berdasarkan durasi, seperti harian, mingguan, atau bulanan. Odoo akan menghitung biaya rental secara otomatis sesuai periode yang dipilih pelanggan.
4. Pengelolaan Pengambilan dan Pengembalian Barang
Proses pengambilan dan pengembalian barang terintegrasi dengan modul inventory Odoo. Status produk diperbarui secara otomatis setelah proses pickup atau return divalidasi.
5. Invoicing Pelanggan
Invoice dapat dibuat langsung dari rental order yang telah dikonfirmasi tanpa proses manual tambahan. Integrasi dengan modul accounting mempercepat penagihan dan mengurangi risiko kesalahan pencatatan.
6. Deposit atau Uang Jaminan
Odoo mendukung penggunaan deposit sebagai jaminan untuk produk rental tertentu. Deposit dapat ditambahkan ke rental order dan dikembalikan melalui credit note setelah barang diterima kembali sesuai ketentuan.
7. Dashboard Monitoring Rental
Dashboard Rental menampilkan seluruh aktivitas penyewaan dalam satu tampilan yang mudah dipantau. Anda dapat memfilter data berdasarkan status rental, status invoice, atau kategori lain untuk monitoring yang lebih efisien.
Jenis Bisnis yang Cocok Menggunakan Fitur Rental di Odoo
Fleksibilitas Odoo Rental memungkinkan modul ini digunakan oleh berbagai jenis bisnis penyewaan. Baik untuk barang fisik maupun layanan, seluruh proses dapat dikelola melalui satu sistem.
1. Rental Kendaraan
Dengan Odoo, bisnis penyewaan mobil, motor, atau kendaraan operasional dapat mengelola jadwal sewa dan ketersediaan unit dengan lebih akurat.
2. Rental Alat Berat
Perusahaan yang menyewakan excavator, crane, atau alat berat lainnya dapat memantau masa sewa dan proses pengembalian alat dengan mudah.
3. Rental Perlengkapan Event
Penyedia perlengkapan acara seperti tenda, kursi, sound system, atau lighting dapat mengatur booking dan pengiriman barang secara efisien.
4. Rental Ruangan dan Coworking Space
Pengelola ruang meeting, studio, atau coworking space dapat menggunakan Odoo untuk mengatur jadwal booking dan penagihan pelanggan secara efisien.
Cara Menyiapkan Produk Rental di Odoo
Sebelum menerima pesanan rental, Anda perlu menyiapkan produk yang akan disewakan. Untuk itu, pastikan untuk mengaktifkan fitur rental di Odoo terlebih dahulu.
1. Masuk ke Modul Rental
2. Klik Menu Products
3. Klik New untuk Membuat Produk yang Akan Disewakan
4. Isi Detail Produk
Ada beberapa kolom yang wajib Anda isi, seperti:
- Nama Produk: Misalnya Toyota Avanza Rental Harian
- Product Type: Pilih Goods jika barang fisik yang akan disewakan.
- Tracking: Pilih By Quantity.
- Sales Price: Masukkan harga sewa produk.
- Sales Taxes: Pilih pajak yang berlaku.
- Category: Pilih kategori Rental
- Reference: Isi kode produk internal, misalnya RENT-CAR-001.
- Barcode: Isi barcode jika produk menggunakan sistem barcode.
- Company: Pilih perusahaan yang mengelola produk rental tersebut jika menggunakan multi-company.
Cara Membuat Rental Order di Odoo
Setelah produk rental siap, Anda dapat mulai membuat transaksi penyewaan untuk pelanggan. Odoo membantu mengelola jadwal rental hingga proses invoicing dalam satu sistem.
1. Masuk ke Modul Rental
2. Klik Menu Orders lalu Pilih Orders
3. Klik Tombol New untuk Membuat Rental Order Baru
4. Isi Detail Rental Order Sesuai Kebutuhan
Berikut adalah beberapa kolom yang perlu Anda isi sebelum rental order dapat diproses:
- Customer: Pilih pelanggan yang akan melakukan penyewaan.
- Invoice Address: Tentukan alamat yang akan digunakan untuk proses penagihan invoice pelanggan.
- Delivery Address: Pilih alamat lokasi pengiriman atau pengambilan barang rental.
- Expiration: Atur tanggal berakhirnya quotation.
- Pricelist: Pilih daftar harga yang akan digunakan.
- Payment Terms: Tentukan syarat pembayaran seperti 30 Days
- Delivery Date: Isi tanggal pengiriman atau tanggal mulai penyewaan.
5. Klik Add a product pada Menu Order Lines
Pilih produk dan tentukan kuantitasnya.
6. Klik Opsi Send untuk Mengirim Quotation
7. Kustomisasi Layout dan Body Email Sebelum Quotation Dikirim
Di sini, Anda akan bisa mengatur letak tulisan dalam dokumen, jenis font, logo perusahaan, bentuk tabel, hingga format dokumen dan footer yang tertera.
Klik Continue dan Odoo akan mengarahkan Anda ke draft pembuatan isi body email.
8. Klik Send untuk Mengirim Quotation
Jika sudah selesai, klik Send untuk mengirimnya.
9. Klik Confirm Setelah Disetujui Pelanggan
Odoo otomatis mengubahnya menjadi sales order yang harus ditindaklanjuti secepatnya.
Cara Mengelola Pengambilan dan Pengembalian Barang
Setelah rental order dikonfirmasi, Odoo menyediakan alur khusus untuk proses pengambilan dan pengembalian barang. Fitur ini memastikan status rental selalu terpantau dengan baik.
1. Buka Rental Order yang Sudah Dikonfirmasi
2. Klik Tombol Pickup
3. Klik Tombol Validate untuk Memvalidasi Pengambilan Barang
Jika sudah tepat, klik tombol Validate untuk validasi dokumen pemindahan barang.
4. Klik Tombol Return Saat Barang Dikembalikan
5. Klik Validate untuk Validasi Dokumen Pengembalian
Cara Membuat Invoice Rental di Odoo
Setelah proses rental berjalan, Anda dapat membuat invoice langsung dari rental order. Invoice terhubung dengan modul Accounting sehingga pencatatan transaksi menjadi otomatis.
1. Masuk ke Modul Rental
2. Buka Rental Order dengan Status To Invoice
Pilih salah satu rental order, misalnya untuk pelanggan Acme Corporation atas nama Douglas Fletcher.
3. Klik Create Invoice
4. Pilih Regular Invoice
Jika sudah, klik Create Draft.
5. Periksa Detail Invoice
Jika sudah tepat, klik Confirm untuk menerbitkan invoice.
6. Klik Send untuk Mengirim Invoice kepada Pelanggan
Odoo akan mengarahkan Anda untuk menulis body email kepada pelanggan. Jika sudah, klik tombol Send lagi.
Kelola Bisnis Rental Lebih Mudah Bersama Odoo
Odoo Rental membantu bisnis mengelola seluruh proses penyewaan, mulai dari quotation, rental order, pengaturan harga, pickup dan return barang, hingga invoicing pelanggan dalam satu platform terintegrasi.
Dengan sistem terpusat, Anda dapat mengurangi proses manual, meningkatkan akurasi operasional, dan memberikan pengalaman yang lebih baik kepada pelanggan.
Jika bisnis Anda bergerak di bidang penyewaan produk seperti yang disebutkan di atas, lakukan implementasi Odoo bersama Digivoz untuk meningkatkan efisiensi operasional.
Konsultasikan kebutuhan implementasi Odoo bersama Digivoz dan optimalkan proses bisnis rental Anda dengan sistem yang lebih terstruktur, modern, dan scalable!