Untuk operasional gudang yang efisien, Anda perlu mengelola arus masuk dan keluar barang dengan akurat. Selain itu, Anda juga harus memastikan bahwa setiap barang yang datang tercatat dengan benar, tepat waktu, dan dapat ditelusuri dengan mudah.
Di sinilah Odoo ERP hadir sebagai solusi modern yang menawarkan sistem penerimaan barang yang terintegrasi dan otomatis. Salah satu kelebihan yang ditawarkan adalah kemampuannya dalam mengatur alur penerimaan dan pemasukan barang di Odoo.
Namun, sayangnya prosesnya cukup sulit karena membutuhkan pergantian antar modul. Jangan khawatir! Mari simak artikel ini untuk memahami panduan yang harus dilakukan dalam mengatur penerimaan dan pemasukan barang dalam gudang bisnis.
Langkah Awal Menggunakan Inventory Odoo
Untuk penggunaan yang optimal, Anda perlu melakukan instalasi dan beberapa konfigurasi terlebih dahulu. Dengan ini, Anda dapat membentuk sistem logistik bisnis yang rapi dan siap menghadapi aktivitas operasional harian.
1. Aktifkan Modul Inventory
Buka dashboard utama Odoo dan pilih bagian Apps. Masukkan kata kunci “Inventory” pada search bar lalu klik Install.
Setelah instalasi modul, ada beberapa konfigurasi dasar penting yang sebaiknya Anda aktifkan atau sesuaikan dalam modul Inventory Odoo. Semua pengaturan ini dapat Anda akses dengan memilih Settings dalam tampilan utama modul.
1. Packages dan Product Packaging: Monitor produk dalam bentuk kemasan seperti box atau parsel
2. Lots & Serial Numbers (Penelusuran/Traceability): Melacak pergerakan barang berbasis batch atau nomor seri atau mengatur display lots/serial numbers di slip pengiriman dan invoice.
3. Expiration Dates & Notifikasi Kadaluarsa: Mencatat tanggal kadaluarsa barang dan memberikan fitur notifikasi otomatis jika mendekati tanggalnya.
4. Batch, Wave & Cluster Transfers: Mengambil atau mengirim barang dalam jumlah batch sekaligus
5. SMS or Email Confirmation: Teks SMS atau email otomatis yang dikirim setiap terjadi delivery order.
2. Konfigurasi Gudang dan Lokasi
- Buka Inventory kemudian Configurations. Setelah itu, pilihlah opsi Warehouse.
- Klik New untuk menambah gudang baru. Setelah itu, isilah nama gudang, kode singkat, dan alamatnya.
3. Tambahkan Produk dan Atur Data Utama
- Masuk ke modul Inventory dan pilih menu Products.
- Setelah halaman terbuka, klik tombol New untuk menambahkan item baru.
- Isi informasi produk seperti nama, tipe, jumlah, harga jual dan beli, nomor referensi, serta barcode.
- Anda juga bisa melengkapi detail tambahan di tab Inventory seperti berat, volume, dan waktu pengadaan (lead time).
- Setelah disimpan, produk akan langsung muncul dalam katalog dan siap digunakan untuk proses transaksi berikutnya.
Cara Mengelola Proses Penerimaan dan Pengiriman Barang
Dengan modul Inventory Odoo, Anda dapat menjalankan proses penerimaan dan barang secara lebih efisien. Berikut adalah panduan singkatnya yang bisa Anda ikuti:
Penerimaan Barang (Incoming Shipments)
Ada tiga alur utama untuk penerimaan barang, yaitu satu tahap, dua tahap, dan tiga tahap. Pilihlah alur sesuai kebutuhan bisnis Anda.
1. Penerimaan Satu Tahap
Di tahap ini, barang dari vendor akan langsung dimasukkan ke stok utama bisnis Anda. Berikut adalah cara konfigurasinya:
- Pertama, pahami dahulu cara membuat Processing Order. Caranya, buka modul Purchase, lalu pilih menu Purchase lagi.
- Setelah itu, klik tombol New dan Odoo akan membawa Anda ke formulir Request for Quotation. Isi kolom yang diperlukan, seperti nama vendor, produk, dan lain sebagainya.
- Klik tombol Confirm Order jika sudah selesai. Setelah dikonfirmasi, Anda akan menemukan tombol Receipt di atas formulir ini. Klik tombol tersebut yang akan mengarahkan Anda ke pembuatan formulir receipt dari warehouse.
- Bukalah modul Inventory. Dari tampilan utamanya, klik Inventory. Setelah itu, cari menu Operations dan pilih opsi Receipts.
- Klik tombol New lalu isi informasi yang dibutuhkan, seperti nama vendor, jenis operation (pilih receipts), tanggal estimasi pengiriman, referensi dokumen, serta nama produk dan jumlah barang yang diterima.
- Setelah selesai mengisi informasi, klik Validate. Odoo akan langsung memindahkan barang ini ke stok produk Anda dan sudah siap digunakan atau dijual.
2. Penerimaan Dua Tahap
Alur ini dapat Anda gunakan jika pihak gudang harus memverifikasi atau meletakkan barang ke tempat penyimpanan sementara sebelum masuk stok utama.
Konfigurasinya cukup serupa, hanya saja Anda harus mengaktifkan pengaturan Multi-step Routes dahulu. Berikut adalah cara konfigurasinya:
- Buka Inventory kemudian pilih Configuration lalu Settings. Scroll hingga Anda menemukan pengaturan bernama Warehouse di bagian bawah.
- Berikan centang pada pilihan Multi-Step Routes setelah itu klik Save. Ini membuat Anda bisa mengakses fitur Storage Locations.
- Pilih lokasi gudang Anda, kemudian klik toggle untuk mengaktifkan Receive then Store.
- Lakukan tahapan processing order seperti yang dijelaskan di atas hingga mencapai validasi form Receipt dari Warehouse.
- Setelah memvalidasi tanda terima, Anda sudah bisa melakukan proses transfer internal. Untuk melihatnya, kembali ke tampilan utama fitur Inventory lalu klik opsi Internal Transfer.
- Setelah itu, pilih tombol # To Process yang menampilkan daftar semua transfer yang akan diproses. Pilihlah transfer yang relevan dengan formulir receipt yang sebelumnya divalidasi.
Sumber: Odoo
- Jika sudah siap, klik Validasi untuk menyelesaikan proses transfer. Pastikan lokasi destinasi produk ini sudah ada di bagian WH/Stock. Ini menandakan produk tersebut sudah tersedia untuk pengiriman atau pesanan produksi.
3. Penerimaan Tiga Tahap
Penerimaan tiga tahap ini, biasanya digunakan jika Anda menerapkan quality control produk dengan ketat. Menu konfigurasinya sama, yaitu dengan memilih lokasi gudang dan aktifkan Receive, Quality Control, then Store.
- Lakukan tahapan processing order seperti yang dijelaskan di atas hingga mencapai validasi transfer internal. Bedanya, Anda harus memindahkan lokasi destinasi ke WH/Quality Control.
- Setelah proses quality control selesai, Anda harus melewati proses internal transfer lagi untuk memindahkan produk ke stok gudang yang dapat diproses. Untuk itu, klik YourCompany: Internal Transfers dalam breadcrumbs hingga Anda menemukan daftar semua transfer internal yang akan diproses.
- Pilih transfer internal baru dan atur source location dari WH/Quality Control serta destination locationnya menjadi WH/Stock. Jangan lupa klik Validasi untuk menyelesaikan transfer produk ini.
Pengiriman Barang (Outgoing Deliveries)
Selain penerimaan barang, Odoo juga menyediakan tiga alur dalam proses pengiriman–yaitu pengiriman satu tahap, dua tahap, dan tiga tahap.
1. Pengiriman Satu Tahap
Dalam tahapan pengiriman ini, Anda akan langsung mengirimkan produk dari gudang ke lokasi customer ketika ada permintaan sales order dalam database Anda. Berikut adalah alur yang perlu Anda ikuti:
- Buatlah sales order dengan masuk ke Modul Sales dan pilih Sales lagi. Klik menu Order lalu Quotations. Saat sudah memasuki tampilan utama quotations, klik tombol New untuk membuat quotation baru.
- Masukkan data-data yang diperlukan dalam formulir ini.
- Setelah sudah selesai, klik opsi Confirm untuk memindahkan quotation ini ke tahapan Sales Order.
Sumber: Odoo
- Lakukan konfirmasi Sales Order hingga muncul tombol Delivery di bagian atas formulir. Klik tombol tersebut hingga Odoo mengarahkan Anda ke formulir warehouse delivery.
- Untuk mengirimkan produk, berikan jumlah barang di kolom Quantity agar serupa dengan kolom Demand.
- Klik tombol Validasi. Pesanan pengiriman Anda setelah itu akan memasuki tahapan Done atau selesai.
- Kembali ke quotation yang Anda buat sebelumnya. Kini, banyaknya barang yang dikirimkan akan sesuai dengan jumlah order yang diminta.
2. Pengiriman Dua Tahap
Dalam proses ini, produk akan diambil dari warehouse dan dipindahkan ke lokasi output sebelum mengirimkannya ke pelanggan. Berikut adalah panduan singkat tentang cara mengatur pengiriman dua tahap:
- Aktifkan dahulu fitur Multi-step Routes yang dapat Anda lihat di bagian Penerimaan Dua Tahap.
- Masuk ke bagian Configuration lalu Warehouses. Selanjutnya, pilih lokasi gudang Anda, kemudian klik toggle untuk mengaktifkan Pick then Deliver yang ada di paling bawah formulir.
- Selanjutnya, ikuti langkah-langkah pembuatan quotation hingga tahapan validasi Sales Order. Setelah ini, Odoo akan mengotomatisasi proses pengambilan pesanan.
- Ketika pengambilan produk sudah selesai, buka modul Inventory dan pilih Inventory lagi. Lalu, klik opsi kartu Pick yang ada dalam dashboard utama Inventory Overview.
- Klik tombol # To Process yang ada dalam kartu Pick tersebut untuk menemukan daftar barang yang akan diproses. Pilihlah proses pengambilan barang yang selaras dengan sales order yang dibuat sebelumnya.
- Tentukan kuantitas produk dalam kolom Quantity hingga sesuai dengan nilai dalam kolom Demand.
Sumber: Odoo
- Klik Validate untuk menyelesaikan proses picking. Setelah itu, pindahkan produk ini dari WH/Stock ke WH/Output.
- Setelah memvalidasi proses picking, Odoo akan membuat sebuah delivery order untuk diproses lebih lanjut. Klik tombol Delivery hingga Odoo mengarahkan Anda untuk menuju ke task delivery order baru tersebut.
- Klik tombol # To Process dalam task dan pilihlah pesanan yang relevan dengan proses picking yang divalidasi sebelumnya.
- Untuk mengirimkan produk, berikan jumlah barang di kolom Quantity agar serupa dengan kolom Demand.
- Klik tombol Validasi. Pesanan pengiriman Anda setelah itu akan memasuki tahapan Done atau selesai.
3. Pengiriman Tiga Tahap
Proses ini biasanya dilakukan pada bisnis yang memerlukan pengemasan khusus atau memproses pengiriman dalam jumlah besar.
Dalam proses ini, produk akan dibawa ke area pengemasan. Setelah itu, mereka akan dibawa ke lokasi output sebelum dikirim ke pelanggan. Berikut adalah langkah-langkah untuk melakukan pengiriman tiga tahap:
- Aktifkan dahulu fitur Multi-step Routes yang dapat Anda lihat di bagian Penerimaan Dua Tahap.
- Masuk ke bagian Configuration lalu Warehouses. Selanjutnya, pilih lokasi gudang Anda, kemudian klik toggle untuk mengaktifkan Pick, Pack, then Deliver. Ini akan membuka dua lokasi internal WH/Packing Zone dan WH/Output.
- Buka modul Sales dan buatlah sebuah quotation baru. Isi nama pelanggan beserta produknya. Setelah itu, klik tombol Confirm.
- Setelah itu, Anda akan mendapatkan tombol Delivery di bagian atas quotation. Klik tombol tersebut untuk memindahkan produk dari WH/Stock ke WH/Packing Zone.
- Odoo akan otomatis membuat task pengambilan barang setelah Anda mengkonfirmasi sales order.
- Buka menu kartu Pick dan klik tombol # To Process dalam task ini. Setelah itu, pilih pengambilan barang mana yang ingin diproses.
- Saat proses picking ini selesai, segera klik tombol Validate dan arahkan produk ini ke WH/Packing Zone.
- Selanjutnya, Anda bisa langsung memproses packing order. Caranya, pilih menu Pack dalam Inventory Overview.
- Lalu, klik opsi # To Process yang akan menampilkan daftar packing order yang dibuat setelah konfirmasi sales order.
Sumber: Odoo
- Pilih packing yang sesuai dengan sales order yang Anda konfirmasi setelah itu klik tombol Validasi untuk menyelesaikan proses packing. Ini akan memindahkan lokasi produk dari WH/Packing ke WH/Output sekaligus menutup status dokumen menjadi Done.
- Untuk memproses pengiriman barang, akses kembali Modul Sales dan buka sales order yang tepat. Kini, tombol Delivery akan menampilkan tiga jenis operasi: picking, packing, dan pengiriman.
Sumber: Odoo
- Pilihlah opsi Delivery kemudian klik Validasi. Setelah dokumen ini divalidasi, produk Anda akan berpindah lokasi menjadi Partners/Customers dan status dokumen berubah menjadi Done.
Optimalkan Bisnis Anda dengan Odoo di Digivoz!
Itulah panduan tentang cara konfigurasi penerimaan dan pengiriman barang di Odoo. Dengan sistem yang terintegrasi dan fleksibel, Anda bisa mengatur alurnya dengan mudah untuk proses yang lebih cepat dan akurat.
Selain itu, ada berbagai kegunaan Odoo ERP lainnya yang dapat Anda manfaatkan. Tertarik untuk menggunakan Odoo? Percayakan Digivoz sebagai partner implementasi Odoo dalam bisnis Anda.
Sebagai salah satu mitra resmi Odoo, kami siap membantu seluruh proses implementasi ERP ini–mulai dari konsultasi, pelatihan, proses migrasi data, hingga pemakaiannya secara real-time.
Bahkan, Digivoz juga menyediakan layanan after-sales yang responsif. Dengan ini, Anda dapat menghubungi kami kapan pun saat mengalami kendala dalam penggunaan Odoo ERP.
Siap transformasi bisnis Anda untuk operasional yang lebih efisien? Hubungi tim Digivoz sekarang dan konsultasikan kebutuhan bisnis Anda bersama kami.