Invoice adalah salah satu dokumen terpenting dalam manajemen keuangan bisnis karena menjadi dasar pencatatan pendapatan dan arus kas.
Jika Anda ingin proses penagihan lebih cepat, rapi, dan otomatis, Anda bisa menggunakan aplikasi tambahan seperti Odoo.
Dengan Odoo, Anda bisa melakukan banyak hal–termasuk membuat, mengelola, dan mengirim invoice hanya dalam beberapa klik.
Sebelum mempelajari cara membuat invoice di Odoo dan mengirimnya, mari lihat beberapa manfaat yang didapatkan jika Anda membuat invoice dengan Odoo ERP.
Manfaat Membuat Invoice dengan Odoo
Saat menggunakan Odoo untuk membuat invoice, Anda akan mendapatkan berbagai manfaat berikut:
- Proses Pembuatan Invoice yang Lebih Cepat: Hanya dalam beberapa klik, Anda dapat membuat invoice otomatis karena semua data pelanggan, produk, dan pajak sudah tersimpan otomatis.
- Minim Kesalahan Berkat Data yang Terintegrasi: Setiap data diambil langsung dari modul lain sehingga perhitungan harga dan pajak selalu akurat.
- Mempercepat Alur Pembayaran dari Pelanggan: Invoice dapat dilengkapi link pembayaran, QRIS, atau instruksi transfer yang memudahkan transaksi pelanggan.
- Memudahkan Pemantauan Status Invoice: Anda dapat memantau status invoice secara real-time, mulai dari draft hingga paid.
- Mendukung Kepatuhan Pajak Secara Otomatis: Odoo dapat menerapkan pajak yang sesuai aturan melalui pengaturan fiscal position sehingga invoice yang Anda buat selalu sesuai dengan regulasi.
Baca juga: Keunggulan dan 6 Cara Membuat Invoice Digital dengan Mudah
Persiapan Sebelum Membuat Invoice di Odoo
Ada beberapa hal penting yang harus Anda siapkan dahulu, termasuk mengecek data pelanggan, mengkonfigurasikan akun-jurnal, dan mengatur payment terms.
1. Pastikan Data Pelanggan Sudah Terdaftar
Pastikan Anda sudah mencatat nama pelanggan beserta informasi mendasarnya di modul Contact atau Customer.
Dengan ini, Odoo dapat mengisi data pelanggan otomatis setiap kali pembuatan invoice, mulai dari alamat, pajak, dan syarat pembayaran.
2. Konfigurasikan Chart of Accounts dan Jurnal
Pastikan akun-akun dan jurnal akuntansi sudah sesuai dengan standar perusahaan Anda. Jika Anda belum mengkonfigurasi jurnal, bisa saja Odoo tidak dapat memproses invoice secara benar.
3. Atur Payment Terms
Terakhir, aturlah syarat pembayaran seperti 7 hari, 30 hari, atau custom sesuai kesepakatan pelanggan.
Odoo akan menghitung tanggal jatuh tempo secara otomatis berdasarkan pengaturan yang Anda terapkan.
Cara Membuat Invoice di Odoo
Untuk membuat invoice di Odoo, ikuti langkah berikut dengan cermat:
1. Masuk ke Modul Akuntansi
2. Klik Menu Customers lalu Pilih Invoices
3. Klik Tombol New untuk Membuat Invoice Baru
4. Isi Data Invoice yang Dibutuhkan
Isilah nama pelanggan, alamat, tanggal pembuatan invoice, dan tenggat pembayaran.
5. Klik Opsi Add a Line untuk Menambahkan Produk
Masukkan nama produk, akun, jumlah, dan harganya. Odoo akan menghitung total harga produk beserta pajaknya secara otomatis.
6. Klik Tombol Confirm untuk Validasi
Cara Mengirim Invoice ke Pelanggan dari Odoo
Saat sudah divalidasi, saatnya Anda mempelajari bagaimana cara mengirim invoice dari Odoo. Ikuti langkah-langkah berikut:
1. Buka Invoice yang Sudah Divalidasi Sebelumnya
2. Klik Tombol Send
3. Kustomisasi Layout Invoice Sesuai Kebutuhan
Di sini, kamu bisa mengganti berbagai elemen dalam dokumen invoice, termasuk:
- Jenis layout
- Background
- Font dokumen
- Logo company
- Alamat pelanggan
- Tagline
- Footer
- Format dokumen
- Tax ID
- Nomor rekening
- QR Code
Jika sudah selesai, klik tombol Continue.
4. Isi Detail Pengiriman Invoice
Setelah muncul pop-up window, pilihlah metode pengiriman yang tersedia, yaitu:
- by Email untuk pengiriman via email
- By Post untuk mengirimkan invoice fisik
Saat memilih by Email, Odoo akan menampilkan data-data yang harus diisi berupa nama penerima email, subject email, dan body email.
Pastikan email ini sudah melampirkan file Invoice secara otomatis. Jika sudah sesuai, klik tombol Send.
Baca juga: 8 Cara Membuat Quotation pada Modul Sales Odoo 18.0 versi Digivoz
Tips Menghindari Kesalahan Saat Membuat Invoice di Odoo
Ada beberapa kesalahan umum pembuatan invoice di Odoo yang perlu Anda hindari. Mari kenali kesalahan tersebut dan solusinya yang dapat diterapkan.
- Kesalahan Konfigurasi Pajak: Pajak yang tidak sesuai dapat menyebabkan error. Untuk itu, pastikan setiap produk memiliki total pajak valid serta format pajak sesuai dengan aturan berlaku.
- Penomoran Invoice Tidak Sesuai Format: Jika nomor invoice tidak berurutan, cek akan kembali sequence pada jurnal. Untuk itu, sesuaikan format nomor ini agar sesuai SOP internal bisnis.
- Logo Perusahaan Tidak Muncul pada PDF: Template QWeb yang belum dikonfigurasi menyebabkan logo bisnis Anda tidak muncul pada file. Untuk itu, periksa kembali pengaturan branding dan pastikan untuk mengunggah logo dengan ukuran yang tepat.
- Detail Pelanggan dan Produk Harus Akurat: Sebelum klik konfirmasi, pastikan semua detail benar. Setelah divalidasi, entri jurnal tidak bisa diubah tanpa pembatalan (cancel) atau reset to draft.
Permudah Pembuatan Invoice dengan Odoo!
Itulah cara membuat invoice di Odoo beserta cara mengirimnya. Dengan proses yang jauh lebih otomatis dan terintegrasi, tim Finance Anda dapat menghemat waktu sekaligus meningkatkan efisiensi keuangan.
Sayangnya, modul Accounting ini tidak tersedia di Odoo versi Community. Untuk menggunakannya, pertimbangkan untuk melakukan implementasi Odoo Enterprise bersama Digivoz.
Sebagai salah satu mitra Odoo terpercaya, tim ahli kami siap memberikan dukungan end-to-end hingga solusi ini memberikan hasil yang nyata.
Hubungi kami sekarang atau isi form konsultasi berikut dan mulai proses digitalisasi bisnis Anda sekarang.