Dalam bisnis, tidak semua pelanggan menyanggupi pembayaran penuh di awal. Maka dari itu, sebagai solusi, banyak perusahaan menggunakan sistem down payment (DP) agar proyek dapat dimulai tanpa menunggu pelunasan penuh dari pelanggan.
Namun, jika penagihan ini dilakukan secara manual, Anda bisa mengalami beberapa risiko seperti invoice yang tercecer, pembayaran tidak tercatat, dan kesalahan nominal dapat terjadi.
Maka dari itu, Anda bisa menggunakan solusi seperti Odoo ERP untuk melakukan penagihan DP dengan mudah.
Sebelum mengetahui bagaimana cara melakukan penagihan down payment di Odoo ERP, mari perhatikan apa saja manfaat menagih uang DP ini dengan Odoo beserta beberapa jenis DP yang mereka sediakan.
Manfaat Melakukan Penagihan Down Payment dengan Odoo
Sistem penagihan terintegrasi membantu bisnis mengelola pembayaran secara lebih aman dan efisien.
1. Cash Flow Lebih Terkontrol
Uang muka membantu bisnis memperoleh pemasukan lebih cepat sebelum proyek selesai sehingga arus kas perusahaan tetap stabil.
2. Mengurangi Risiko Pembayaran Macet
Dengan DP, risiko customer membatalkan transaksi tanpa pembayaran akan berkurang. Anda juga memiliki jaminan pembayaran di awal proses.
3. Data Invoice Lebih Rapi
Semua invoice DP dan pelunasan tersimpan dalam satu sistem ERP sehingga pencarian histori transaksi customer menjadi lebih mudah.
4. Proses Penagihan Lebih Otomatis
Odoo memungkinkan pembuatan invoice langsung dari sales order tanpa input manual berulang sehingga proses kerja lebih cepat dan efisien.
Baca juga: 10 Cara Membuat Follow-Up Invoice di Odoo 19.0 dengan Mudah
5. Mempermudah Monitoring Pembayaran
Status pembayaran dapat dipantau langsung melalui dashboard Odoo. Tim finance pun dapat memantau invoice yang sudah atau belum dibayar secara real-time.
Jenis Penagihan Uang Muka di Odoo
Odoo menyediakan beberapa metode invoice yang fleksibel sesuai kebutuhan bisnis, yaitu regular invoice, DP berdasarkan persentase dari nilai total, dan DP berdasarkan nominal tetap.
1. Regular Invoice
Regular invoice digunakan untuk menagih seluruh nilai sales order secara langsung tanpa down payment. Metode ini dapat Anda gunakan jika customer langsung melunaskan pembayaran setelah transaksi selesai.
2. Down Payment Berdasarkan Persentase
Odoo memungkinkan pembuatan down payment berdasarkan persentase dari total sales order, seperti pembayaran sebesar 30% dari total biaya akhir sebelum produksi dimulai.
3. Down Payment Nominal Tetap
Selain persentase, Odoo mendukung down payment dengan nominal tetap. Contohnya, customer diharuskan untuk membayar DP sebesar Rp5.000.000 di awal transaksi.
Alur Penagihan Down Payment di Odoo
Sebelum melakukan penagihan down payment di Odoo, ada baiknya Anda pahami terlebih dahulu alur prosesnya secara singkat.
1. Sales Order Dibuat dan Dikonfirmasi
Pertama, tim sales membuat sales order sesuai produk atau layanan yang dibeli customer. Setelah data sesuai, mereka akan mengkonfirmasi sales order untuk memulai proses invoicing.
2. Invoice DP Dibuat dari Sistem
Invoice down payment dibuat langsung dari sales order menggunakan fitur Create Invoice. Odoo otomatis menghitung nominal DP sesuai pengaturan yang Anda pilih.
3. Pembayaran DP Dicatat di Odoo
Setelah customer membayar, tim finance dapat mencatat pembayaran langsung ke invoice terkait. Status invoice pun otomatis berubah menjadi paid apabila pembayaran telah lunas.
4. Invoice Pelunasan Dibuat Setelahnya
Setelah pekerjaan selesai, Anda bisa membuat invoice pelunasan secara terpisah. Odoo akan mengurangi total tagihan akhir dengan jumlah DP sebelumnya.
Cara Melakukan Penagihan Down Payment di Odoo
Berikut adalah cara melakukan penagihan down payment di Odoo versi 19.0 yang dapat langsung Anda praktikkan:
1. Masuk ke Modul Sales
2. Klik Menu Orders dan Pilih Quotations
3. Klik Tombol New untuk Membuat Quotations
4. Isi Detail Nama Pelanggan, Produk, Jumlah, dan Harganya
Setelah selesai, klik Confirm untuk mengubah quotation menjadi sales order.
5. Klik Tombol Create Invoice
6. Pilih Metode Invoice Sesuai Kebutuhan
Di sini, kita akan menggunakan Down Payment.
Pilihlah apakah Anda ingin membebankan nilai DP berdasarkan persentase (Percentage) dari total harga barang atau nilai DP dengan nominal tetap (Fixed Amount).
Jika sudah memilih, klik tombol Create Draft.
7. Klik Tombol Confirm untuk Memvalidasi Invoice
8. Klik Tombol Pay dalam Invoice yang Dibuat
Odoo akan memunculkan pop-up form berisikan informasi pembayaran yang diperlukan. Konfirmasi data ini dan lakukan penyesuaian apabila diperlukan.
9. Klik Tombol Create Payment
Jika pembayaran berhasil, Odoo akan menampilkan banner Paid dengan berwarna hijau di kanan atas.
Cara Melakukan Penagihan Sisa Pembayaran
Setelah proyek atau pengiriman selesai, Anda juga bisa langsung membuat invoice pelunasan dari sales order yang sama.
Mari ikuti langkah-langkah berikut ini:
1. Masuk ke Modul Sales
2. Klik Orders lalu Pilih Orders
3. Pilihlah Sales Order yang Sudah Memiliki Keterangan Down Payment
4. Klik Tombol Create Invoice untuk yang Kedua Kalinya
5. Pilih Metode Regular Invoice untuk Melunaskan Pembayaran
Jika sudah, klik tombol Create Draft untuk membuat invoice baru.
6. Klik Tombol Confirm untuk Mengubah Status Draft Menjadi Posted
7. Klik Tombol Pay lalu Create Payment
Jika pembayaran berhasil, Odoo akan menampilkan banner Paid dengan berwarna hijau di kanan atas.
Baca juga: Cara Membuat Report Accounting di Odoo 18.0 versi Digivoz
Kelola Penagihan Bisnis Lebih Rapi dengan Odoo ERP
Pengelolaan invoice manual sering membuat proses penagihan lambat dan berisiko menimbulkan kesalahan data.
Dengan memahami cara melakukan penagihan down payment di Odoo, Anda bisa mengelola pembayaran sistem DP, pelunasan, dan memonitoring pembayaran secara otomatis dan terintegrasi.
Jika ingin membangun sistem invoicing yang lebih efisien dan profesional, pertimbangkan untuk melakukan implementasi Odoo ERP sepenuhnya bersama Digivoz.
Sebagai salah satu Odoo partner Indonesia, tim ahli kami siap memberikan dukungan end-to-end–mulai dari konsultasi, pelatihan, migrasi data, hingga pemakaiannya secara real-time–hingga solusi ini memberikan hasil yang nyata.
Hubungi kami sekarang dan beralihlah untuk menggunakan sistem Odoo secara end-to-end!