Bagi beberapa bisnis, invoice yang terlambat dibayar seringkali menghambat kelangsungan arus kas bisnis mereka.
Maka dari itu, mereka perlu mengirimkan follow-up invoice sebagai pengingat agar klien atau mitra dapat membayar tagihannya secepat mungkin.
Tidak perlu membuatnya manual, Anda bisa memanfaatkan Odoo. Di dalamnya, terdapat fitur untuk membuat dan mengirimkan follow-up invoice dengan efektif dan efisien.
Jika Anda menghadapi kesulitan serupa, mari pelajari bagaimana cara memanfaatkan fitur follow-up invoice di Odoo ini untuk menjaga kesehatan alur kas bisnis.
Alur Kerja Follow-Up Invoice di Odoo
Bagaimana fitur follow-up invoice ini bekerja dalam Odoo? Ada beberapa tahap yang dilalui, mulai dari deteksi invoice hingga pembaruan status setelah pembayaran berhasil.
1. Deteksi Invoice Overdue
Pertama, Odoo akan mendeteksi invoice yang melewati jatuh tempo berdasarkan payment term yang Anda tetapkan.
Proses ini berjalan otomatis sehingga Anda tidak perlu melakukan pengecekan manual satu per satu.
2. Pengelompokan Berdasarkan Follow-Up Level
Invoice overdue ini lalu dikelompokkan sesuai tingkat keterlambatannya berdasarkan konfigurasi Follow-Up Levels yang telah Anda buat sebelumnya.
Pengelompokan ini memastikan pelanggan menerima pengingat yang sesuai tingkat urgensinya.
3. Pengiriman Pengingat Otomatis atau Manual
Odoo dapat mengirimkan pengingat melalui email, SMS, WhatsApp, atau cetak surat sesuai pengaturan Anda.
Dengan fleksibilitas ini, Anda dapat menjaga hubungan baik dengan pelanggan sambil tetap memastikan pembayaran berjalan lancar.
4. Pembaruan Status Setelah Pembayaran
Begitu pelanggan melakukan pembayaran dan Odoo melakukan rekonsiliasi dengan bank statement, status invoice berubah menjadi “Paid“.
Odoo juga akan menghapus invoice tersebut dari daftar follow-up sehingga sistem tetap bersih dan akurat.
Baca juga: 6 Cara Membuat Invoice di Odoo 19.0: Panduan untuk Bisnis
Cara Konfigurasi Follow-Up Levels di Odoo
Sebelum membuat follow-up invoice, Anda perlu mengkonfigurasi follow-up levels terlebih dahulu. Berikut adalah langkah-langkahnya:
1. Masuk ke Modul Akuntansi
2. Pilih Menu Configuration dan Klik Follow-Up Levels
3. Buka Salah Satu Durasi Keterlambatan
Jika ingin membuat baru, Anda cukup klik tombol New yang ada di pojok kiri.
4. Atur Tindakan Pengiriman
Di sini, Anda bisa mengirimkan invoice follow-up dalam tiga bentuk, yaitu:
- SMS
- Surat fisik
5. Pilih Template Email yang Tersedia
Anda juga dapat menentukan email template yang sudah dibuat sebelumnya di kolom Email Template.
Jika ingin menambahkan baru, klik opsi Search More lalu klik tombol New.
6. Konfigurasi Opsi Tambahan (Opsional)
Di bagian ini, Anda bisa menambahkan dokumen invoice sebagai attachment dan mengaktifkan otomatisasi pengiriman.
Cara Membuat Follow-Up Invoice di Odoo versi 19.0
Ikuti langkah-langkah berikut untuk membuat follow-up invoice secara manual:
1. Masuk ke Modul Akuntansi
2. Klik Menu Customers lalu Pilih Customer
3. Aktifkan Filter Overdue Invoices
4. Klik Customer yang Memiliki Invoice Overdue
5. Buka Section Accounting
Di sini, Anda bisa mengaktifkan pilihan untuk mengirimkan Reminders secara Automatic atau Manual.
Isi kolom Next Reminder dan Responsible untuk mengisi nama Person In Charge (PIC).
7. Klik Send
8. Pilih Metode Pengiriman Invoice
9. Kustomisasi Email
Di sini, Anda dapat mengkustomisasi beberapa hal berikut:
- Email Recipients
- Email Subject
- Body Email/Surat
- Mengirimkan Invoice sebagai Attachment
- Memilih Template Body Email/Surat
10. Klik Tombol Send untuk Mengirimkan Follow-Up Invoice
Tips untuk Membuat Follow-Up Invoice Otomatis dengan Mudah
Sebelum membuat sistem reminder otomatis, ada baiknya Anda memahami cara terbaik mengaturnya agar tetap efektif dan tidak mengganggu hubungan pelanggan.
- Gunakan Level Follow-Up Bertahap: Ikuti level follow-up, mulai dari yang pesan ramah, reminder lanjutan, hingga peringatan tegas. Dengan pendekatan bertahap, proses follow-up terlihat lebih profesional.
- Gunakan Template Bahasa Profesional: Template pesan yang sopan akan menjaga hubungan baik dengan pelanggan. Hindari menggunakan nada yang terlalu keras di reminder awal.
- Periksa Rekonsiliasi Bank Secara Rutin: Invoice yang sudah dibayar mungkin belum ter-reconcile dan tetap dianggap overdue. Untuk itu, pastikan rekonsiliasi dilakukan tepat waktu.
- Sesuaikan Nada Pesan dengan Kategori Pelanggan: Pelanggan VIP, retail, atau B2B biasanya membutuhkan pendekatan berbeda. Gunakan template khusus untuk setiap kategori agar pesan Anda lebih relevan.
- Hindari Follow-Up untuk Tagihan Kecil: Beberapa perusahaan mengeluhkan invoice kecil yang ikut terkirim reminder. Untuk itu, aturlah threshold nilai invoice agar follow-up invoice tidak dikirim untuk nilai yang sangat kecil.
Baca juga: Cara Membuat Report Accounting di Odoo 18.0 versi Digivoz
Buat Follow-Up Invoice Lebih Mudah dengan Odoo
Dengan memanfaatkan fitur follow-up di Odoo, Anda bisa menjaga arus kas bisnis tetap sehat–tanpa harus mengejar pembayaran satu per satu.
Odoo menawarkan fleksibilitas tingkat tinggi, mulai dari durasi keterlambatan pembayaran, otomatisasi pengiriman, channel pengiriman invoice, hingga template reminder yang bisa Anda kustomisasi.
Sayangnya, modul Accounting ini tidak tersedia di Odoo versi Community. Untuk menggunakannya, pertimbangkan untuk melakukan implementasi Odoo Enterprise bersama Digivoz.
Sebagai salah satu mitra Odoo terpercaya, tim ahli kami siap memberikan dukungan end-to-end hingga solusi ini memberikan hasil yang nyata.
Hubungi kami sekarang atau isi form konsultasi berikut dan mulai proses digitalisasi bisnis Anda sekarang.