Apakah Anda sering mengalami kesulitan saat memproses penggajian setiap karyawan? Dalam proses ini, banyak orang menyertakan lampiran berupa surat keterangan gaji sebagai bukti transparansi penggajian dalam bisnis.
Surat keterangan gaji bukan hanya sebuah dokumen yang formal. Dokumen ini menjadi bukti legal bahwa karyawan Anda memiliki penghasilan tetap dari perusahaan. Untuk itu, Anda harus mengetahui cara menyusunnya dengan baik dan profesional.
Sayangnya, tidak sedikit orang yang kebingungan seperti apa format yang digunakan dan perbedaannya dengan slip gaji biasa.
Perbedaan Slip Gaji dan Surat Keterangan Penghasilan
Sebelum memasuki fungsi dari surat keterangan gaji, Anda perlu memahami apa saja perbedaan mendasar antara slip gaji dan surat keterangan penghasilan.
1. Isi Dokumen
Slip gaji biasanya memuat rincian gaji bulanan lengkap–seperti gaji pokok, tunjangan, dan potongan-potongan. Sementara itu, surat keterangan penghasilan lebih umum dan hanya menyebutkan total gaji yang diterima karyawan tanpa adanya rincian detail.
2. Pihak yang Membuat
Umumnya, slip gaji dapat dibuat secara otomatis menggunakan sistem payroll atau sistem keuangan bisnis. Berbeda dengan surat keterangan penghasilan yang dibuat secara manual berdasarkan permintaan dari karyawan.
3. Tujuan Penggunaan
Slip gaji dapat digunakan untuk keperluan internal perusahaan dan sebagai bukti pembayaran rutin. Sedangkan surat keterangan penghasilan umumnya dipakai untuk keperluan eksternal karyawan seperti pengajuan kredit di bank, pengurusan visa, atau keperluan lembaga keuangan lainnya.
Baca juga: 5 Cara Buat Slip Gaji Digital dengan Mudah dan Cepat
Fungsi Surat Keterangan Gaji
Berikut adalah beberapa fungsi dari dokumen surat keterangan gaji yang harus Anda pahami:
1. Pengajuan Kredit atau KPR
Karyawan dapat menggunakan surat keterangan gaji sebagai salah satu persyaratan utama dalam pengajuan kredit atau KPR di bank.
Dokumen ini menjadi bukti yang dapat memvalidasi penghasilan rutin yang dapat dilihat oleh pihak perbankan. Dengan begitu, mereka dapat menilai kemampuan finansial Anda.
2. Pembuatan Visa atau Dokumen Imigrasi
Saat mengajukan dokumen visa atau imigrasi, seringkali petugasnya akan meminta kita untuk melampirkan surat keterangan penghasilan. Berdasarkan dokumen ini, karyawan bisa membuktikan bahwa mereka memiliki sumber penghasilan yang stabil dan layak selama beraktivitas di luar negeri.
3. Pendaftaran Beasiswa
Beberapa institusi pendidikan atau lembaga pemberi beasiswa mewajibkan calon penerimanya untuk melampirkan surat keterangan penghasilan orang tua. Dengan ini, mereka dapat menilai latar belakang ekonomi sehingga bantuan yang diberikan sudah tepat sasaran.
4. Pencairan Dana JHT BPJS Ketenagakerjaan
Untuk mencairkan dana JHT BPJS Ketenagakerjaan, surat ini dapat membantu membuktikan penghasilan karyawan tetap konsisten. Dengan begitu, mereka bisa menghitung iuran dan hak atas JHT dengan tepat.
5. Melamar Pekerjaan Baru
Ketika karyawan Anda melamar pekerjaan, biasanya perusahaan pemberi kerja akan meminta bukti status kepegawaian dan penghasilan mereka sebelumnya. Dokumen ini juga berfungsi sebagai referensi yang dapat menambah kredibilitas profil calon karyawan.
6. Persyaratan Administratif Lainnya
Fungsi surat keterangan gaji yang terakhir adalah untuk keperluan administratif lainnya–seperti menyewa rumah, mendaftar sekolah anak, atau pengurusan asuransi. Dokumen ini berfungsi untuk meyakinkan pihak ketiga mengenai stabilitas dan kemampuan finansialnya.
Manfaat Surat Keterangan Gaji
Surat keterangan gaji ini memberikan begitu banyak manfaat, baik bagi perusahaan maupun karyawan. Berikut adalah beberapa manfaat yang akan Anda dapatkan:
Untuk Bisnis
- Bukti Transparansi Gaji: Dengan menyediakan surat ini, Anda menunjukkan bahwa proses administrasi dan keuangan dalam bisnis dilakukan secara terbuka dan profesional.
- Mendukung Proses Administrasi: Surat ini memudahkan proses administrasi seperti pengajuan kredit, visa, dan beasiswa yang melibatkan karyawan.
- Meningkatkan Kredibilitas Perusahaan: Adanya surat resmi juga menambah kepercayaan terhadap profesionalisme HR dan bisnis secara keseluruhan.
Untuk Karyawan
- Syarat Pengajuan Kredit atau KPR: Dokumen ini menjadi bukti penghasilan yang diperlukan saat karyawan mengajukan pinjaman di bank atau lembaga keuangan.
- Keperluan Administratif Pribadi: Surat keterangan gaji membantu mempermudah berbagai urusan pribadi, mulai dari pendaftaran sekolah anak, pengajuan asuransi, atau beasiswa.
- Bukti Status Kepegawaian: Terakhir, dokumen ini dapat memberikan kejelasan tentang posisi karyawan dan masa kerja di perusahaan sehingga dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan administratif.
Cara Membuat Surat Keterangan Gaji Manual
Biasana, surat keterangan gaji masih dikerjakan secara manual–terutama untuk perusahaan yang belum familiar dengan sistem digital. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda ikuti:
1. Gunakan Kop Surat Resmi Perusahaan
Cetaklah surat dengan kop yang berisikan logo, alamat, nomor telepon, dan email perusahaan Anda. Dengan kop surat yang profesional, surat keterangan gaji ini akan tampak profesional, sah, dan kredibel.
2. Cantumkan Identitas Karyawan
Dalam surat tersebut, Anda harus mencantumkan identitas karyawan secara lengkap–mulai dari nama lengkap, nomor induk karyawan (NIK), jabatan, hingga masa kerja di perusahaan. Melampirkan berbagai informasi ini memudahkan penerima dokumen dalam memverifikasi data dan status kepegawaiannya.
3. Tujuan Pembuatan Surat
Jangan lupa untuk menuliskan alasan surat keterangan gaji ini disusun. Misalnya, Anda bisa menyebutkan bahwa surat ini digunakan untuk pengajuan visa ke negara tertentu.
4. Rincian Gaji (Opsional)
Bagian ini opsional, namun Anda tetap bisa menuliskan rincian gaji karyawan dengan jelas–mulai dari gaji pokok, tunjangan, hingga jumlah total penghasilan yang diterima. Susunlah informasi ini dengan rapi agar pembaca dapat memahami struktur penghasilan mereka.
5. Tanggal dan Tanda Tangan HRD
Akhiri surat keterangan gaji ini dengan mencantumkan tempat, tanggal pembuatan, serta tanda tangan dan stempel resmi dari perusahaan Pastikan tanggal dan detail tersebut ditulis dengan jelas untuk menghindari keraguan di kemudian hari.
Baca juga: 5 Manfaat Otomatisasi Perkantoran yang Harus Anda Ketahui
Cara Membuat Surat Keterangan Gaji Digital
Meskipun banyak yang menggunakan metode manual, Anda juga bisa membuat surat keterangan gaji dengan cara yang lebih modern. Simak tahap-tahapannya di bawah ini:
1. Gunakan Template Digital di Word atau Google Docs
Mulailah dengan memilih template digital yang telah tersedia di Word atau Google Docs. Setelah itu, berikan sedikit personalisasi detail seperti kop surat, identitas karyawan, dan rincian gaji secara cepat dan mudah.
2. Simpan dalam Format PDF
Setelah menyelesaikan pengisian informasi di atas, simpanlah dokumen ini dalam format PDF. Selain tampak profesional, dokumen ini menjadi lebih mudah dikirim, tidak mudah diubah isinya, dan kompatibel dengan berbagai perangkat.
3. Tambahkan Tanda Tangan Digital
Untuk menambah keabsahan dokumen, tambahkan juga tanda tangan digital resmi. Anda bisa menggunakan software e-signature terpercaya untuk menyelesaikan proses ini.
4. Arsipkan Secara Otomatis
Terakhir, pastikan bahwa setiap surat keterangan gaji diarsipkan secara otomatis dengan sistem cloud atau HRIS yang telah diterapkan. Selain itu, sistem penyimpanan terpusat ini juga membantu menjaga kerahasiaan dan keamanan data karyawan.
Dengan melakukan pengarsipan digital, Anda dapat mencari dan mengelola dokumen ini di kemudian hari. Selain itu, proses administrasi dokumen juga jadi lebih efisien dan terorganisir.
Contoh Surat Keterangan Gaji
Berikut adalah 3 contoh surat keterangan gaji berdasarkan jenis dan kebutuhan bisnis. Sesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.
Contoh Surat Keterangan Gaji untuk Karyawan Tetap
Contoh Surat Keterangan Gaji untuk Beasiswa
Contoh Surat Keterangan Gaji Bahasa Inggris
Evaluasi Lebih Efisien dengan Odoo dari Digivoz!
Itulah beberapa contoh surat keterangan gaji dan cara membuatnya dengan tepat. Surat ini bukan sekadar formalitas, melainkan sebuah dokumen penting yang dibutuhkan dalam berbagai situasi.
Dengan mengetahui format, bentuk, dan cara menyusunnya–Anda dapat membuat surat keterangan gaji untuk karyawan secara lebih mudah. Nah, untuk membuat proses ini menjadi lebih efisien, gunakan sistem ERP Odoo dari Digivoz!
Di dalamnya, terdapat modul Human Resources yang memudahkan penyimpanan, pengelolaan, dan monitoring informasi seluruh karyawan dalam satu platform yang terintegrasi. Ini membuat pengelolaan SDM menjadi lebih efisien.
Selain itu, modul ini juga memudahkan Anda dalam mengelola slip gaji, attendance, hingga laporan kinerja karyawan.
Tertarik mengefisiensikan operasional dalam bisnis? Hubungi Digivoz sekarang dan konsultasikan keperluan bisnis Anda sekarang!