Memiliki banyak leads tidak selalu berarti mudah mengkonversinya menjadi pelanggan. Hal ini sering terjadi jika pengelolaan leads dan pipeline belum terstruktur dengan baik.
Tanpa sistem yang jelas, Anda bisa melewatkan peluang, follow-up menjadi tidak konsisten, dan tim sales kehilangan fokus dalam proses closing.
Untuk itu, Anda bisa menggunakan tools bantuan, seperti ERP Odoo. Sistem ini menyediakan beberapa fitur yang sangat berguna untuk mengelola leads serta pipeline penjualan dalam bisnis.
Mari simak bagaimana cara mengelola leads dan pipeline di Odoo untuk memaksimalkan setiap peluang sehingga proses penjualan berjalan dengan lebih efektif.
Masalah Umum dalam Mengelola Leads
Banyak bisnis menghadapi tantangan dalam mengelola leads secara optimal. Hal ini biasanya terjadi karena belum adanya sistem yang terintegrasi.
1. Leads Tidak Tercatat dengan Rapi
Leads sering masuk dari berbagai channel seperti website, WhatsApp, atau email. Tanpa pencatatan terpusat, peluang ini akan hilang karena tidak terdokumentasi dengan baik.
2. Follow Up Sering Terlewat
Tanpa sistem pengingat, tim sales sering lupa melakukan follow-up sehingga leads potensial tidak terkonversi.
3. Data Customer Tersebar
Informasi pelanggan yang tersebar di berbagai platform atau file terpisah menyulitkan tim untuk memahami kebutuhan dan riwayat interaksi pelanggan.
4. Tidak Ada Prioritas Leads
Memperlakukan semua leads secara sama tanpa mempertimbangkan potensinya membuat tim sales kurang fokus pada peluang yang paling menjanjikan.
5. Sulit Memantau Progress Sales
Tanpa pipeline yang jelas, tim sales akan sulit mengetahui posisi leads dalam proses penjualan. Hal ini membuat evaluasi dan strategi sales menjadi tidak optimal.
Fitur Odoo CRM untuk Mengelola Leads dan Pipeline
Dalam modul CRM Odoo, terdapat beberapa fitur yang membantu Anda mengelola leads dan pipeline secara terstruktur, seperti:
1. Pipeline Management untuk Tracking Peluang
Odoo menyediakan tampilan pipeline berbasis kanban yang memudahkan Anda memantau posisi setiap lead. Selain itu, Anda juga bisa menyesuaikan setiap tahap penjualan dengan proses bisnis sehingga tim memahami langkah berikutnya untuk mencapai closing.
2. Activity Reminder untuk Follow Up
Dengan fitur ini, tim bisa menjadwalkan aktivitas seperti call, meeting, atau email. Sistem akan memberikan notifikasi agar tidak ada follow-up yang terlewat.
3. Lead Scoring untuk Prioritas
Dengan bantuan AI, Odoo dapat membantu menilai leads berdasarkan potensi mereka sehingga tim sales dapat menentukan prioritas. Fokus pada leads terbaik akan meningkatkan peluang closing.
4. Integrasi Email dan Komunikasi
Semua komunikasi dapat dilakukan langsung dalam sistem. Ia juga dapat menyimpan seluruh riwayat interaksi pelanggan secara otomatis sehingga tim dapat memahami kebutuhan pelanggan dengan lebih baik.
Baca juga: Email Marketing Odoo: Arti, Manfaat, dan Fitur Utamanya
5. Dashboard dan Laporan Sales
Terakhir, Odoo menyediakan dashboard yang menampilkan performa sales secara real-time, termasuk data jumlah leads, conversion rate, dan pipeline value.
Baca juga: Modul Sales Pada Odoo: Fitur-fitur dan Manfaat untuk Bisnis
Cara Mengelola Leads di Odoo CRM
Untuk mengelola leads dalam Odoo, mari ikuti langkah-langkah berikut:
1. Masuk ke Modul CRM
2. Klik Configuration lalu Pilih Setting
3. Berikan Ceklis pada Kotak di Samping Kiri Menu Leads
Jika sudah, klik tombol Save untuk menyimpan pengaturan ini.
4. Klik Menu Leads untuk Melihat Daftar Prospek
5. Klik Tombol New untuk Menambahkan Leads Baru
Isi data yang diperlukan, seperti nama lead, kontak, alamat email, nomor telepon, dan tingkat prioritas untuk memudahkan pengelolaan di masa depan.
6. Klik Convert Into Opportunity untuk Lead yang Sangat Potensial
Anda bisa memilih untuk menggabungkannya dengan opportunity lain atau membuat opportunity baru.
Tentukan juga siapa PIC dari tim sales Anda yang bertanggung jawab sepenuhnya untuk mengonversi lead ini menjadi pelanggan.
7. Klik Create Opportunity untuk Memindahkan Lead
8. Kembali ke Menu Sales lalu Pilih My Pipeline
Odoo akan menampilkan data lead ini dalam pipeline sales. Pastikan PIC memantau dan menghubungi lead agar proses transaksi berjalan sesuai harapan.
Cara Mengatur Pipeline di Odoo CRM
Selanjutnya, Anda juga harus tahu bagaimana cara mengelola pipeline di Odoo. Caranya mudah, mari simak langkah-langkahnya di bawah ini:
1. Ubah Pipeline dalam Bentuk Kanban
Odoo akan menampilkan pipeline otomatis dalam bentuk Kanban. Jika belum muncul, Anda dapat mengaturnya melalui menu berikut.
(Tampilan menu untuk mengatur display pipeline di Odoo)
2. Klik Tombol New untuk Membuat Pipeline Baru
Masukkan detail yang diperlukan, seperti nama pelanggan, nama peluang, alamat email, nomor telepon, dan estimasi keuntungan.
Beberapa data akan terisi otomatis jika sudah diinput sebelumnya pada menu kontak.
Jika sudah, klik tombol Add.
3. Lakukan Drag and Drop untuk Mengatur Tahapan Pipeline
Geser leads ke tahap berikutnya sesuai perkembangan agar pipeline tetap up-to-date.
Anda akan menemukan ikon setting yang bisa digunakan untuk menghapus, menyembunyikan, atau mengotomatisasi pipeline.
Kelola Leads Lebih Efektif, Tingkatkan Closing Lebih Maksimal
Mengelola leads tanpa sistem yang jelas dapat menyebabkan peluang terbuang. Dengan memahami cara mengelola leads dan pipeline di Odoo, Anda dapat membangun proses penjualan yang lebih terstruktur, efisien, dan berbasis data.
Sistem yang terintegrasi membantu tim sales bekerja lebih fokus, meningkatkan produktivitas, dan memperbesar peluang closing.
Jika Anda ingin menggunakan ERP ini dalam tim internal, pastikan untuk melakukan implementasi Odoo bersama Digivoz.
Sebagai salah satu Odoo partner Indonesia, tim ahli kami siap memberikan dukungan end-to-end–mulai dari konsultasi, pelatihan, migrasi data, hingga pemakaiannya secara real-time–hingga solusi ini memberikan hasil yang nyata.Hubungi kami sekarang dan beralihlah untuk menggunakan sistem Odoo secara end-to-end!