Apakah Anda mengetahui betapa pentingnya penawaran yang tepat dan akurat untuk tim Sales? Membuat penawaran dengan baik akan membantu meningkatkan penjualan dalam bisnis.
Dalam proses penawaran ini, mereka akan membutuhkan dokumen berbentuk quotation. Dokumen ini dapat dibuat secara tepat jika Anda mengetahui cara membuat quotation pada modul Sales Odoo.
Odoo adalah sebuah solusi ERP terintegrasi yang membantu merevolusi proses kerja tim sales Anda. Dengan solusi ini, Anda dapat membuat quotation profesional dalam hitungan menit, melacak statusnya, bahkan mengubahnya menjadi pesanan hanya dengan beberapa klik.
Sebelum mengetahui cara membuat quotation pada modul Sales Odoo, mari kenali dahulu apa itu quotation dan perannya dalam modul ini.
Pengertian Quotation
Quotation adalah sebuah dokumen penawaran harga yang diberikan oleh penjual kepada calon pelanggan untuk merespon permintaan informasi atau produk yang mereka ajukan. Dokumen ini berisikan lampiran detail produk atau layanan yang ditawarkan, harga, syarat pembayaran, dan batas waktu penawaran.
Fungsi utama quotation adalah memberikan informasi yang dibutuhkan sebelum melakukan pemesanan. Di Odoo ERP, quotation dapat membantu mengelola penawaran dan validasi pesanan mereka.
Peran Quotation dalam Modul Sales Odoo
Dalam modul Sales Odoo, quotation merupakan tahap awal dalam sales pipeline yang belum dikonversi menjadi Sales Order. Dengan fitur ini, tim sales Anda dapat mengelola prospek, membuat penawaran, memantau statusnya, dan mengambil tindakan lanjutan sesuai respon pelanggan.
Kelebihan utama dari fitur quotation di Odoo adalah integrasinya dengan modul CRM, Inventory, Accounting, dan Project. Hal ini akan memudahkan mereka untuk menghubungkan dan memantau seluruh alur penjualan secara real-time.
Baca juga: 5 Cara dan Tips Belajar Odoo untuk Pemula versi Digivoz
Cara Membuat Quotation pada Modul Sales Odoo
Berikut adalah beberapa cara membuat quotation pada modul Sales Odoo. Ikuti panduan langkah demi langkah ini untuk mencegah adanya hambatan dalam prosesnya.
1. Akses Modul Sales
Pertama-tama, masuklah ke dashboard utama Odoo dan pilih modul Sales. Tim Anda bisa menggunakan modul ini untuk mengelola semua aktivitas penjualan–salah satunya membuat quotation.
Selain itu, modul ini juga akan membantu mengorganisir seluruh data penawaran yang pernah tim sales buat.
2. Konfigurasi Quotation & Orders
Untuk melakukan konfigurasi dasar, bukalah modul Sales lalu klik Configuration kemudian Settings. Setelah itu, scroll sedikit hingga menemukan bagian Quotations & Orders.
Di sini, tim Anda dapat melakukan konfigurasi atas tanda tangan digital, pembayaran digital, template quotation, hingga PDF Quote Builder.
3. Buka Menu Quotations
Setelah masuk ke modul ini, carilah menu Orders lalu klik opsi Quotation. Menu ini juga akan terbuka secara otomatis saat tim Anda baru menggunakan modul Sales untuk pertama kalinya.
Di bagian ini, mereka juga akan menemukan daftar semua penawaran yang sudah dibuat atau memulai quotation baru dengan mudah.
4. Buat Quotation Baru
Klik tombol New untuk membuat dokumen quotation baru. Sistem Odoo akan menampilkan sebuah tabel dengan kolom-kolom kosong yang dapat diisi dengan detail penawaran untuk pelanggan.
5. Isi Detail Pelanggan
Sumber: Odoo
Masukkan nama pelanggan yang akan menerima penawaran. Tambahkan juga alamat invoice, pengiriman produk, hingga tanggal pengiriman produk untuk informasi yang lebih lengkap dan akurat! Kolom ini akan terisi otomatis jika tim sales Anda menyimpan kontak sang pelanggan dalam aplikasi Contacts.
Isi juga kolom-kolom lain sesuai kebutuhan–seperti Referrer untuk nama pemberi referensi, Commision Plan untuk rencana komisi, Quotation Template untuk format penawaran tertentu, Recurring Plan jika memberikan penawaran yang bersifat langganan, hingga Pricelist dan Payment Terms sesuai kebutuhan.
6. Pilih Produk atau Layanan
Ada dua cara yang bisa mereka lakukan untuk menambahkan produk dalam quotation: yaitu opsi Add a Product atau Catalog.
Di bagian Order Lines, pilih Add a Product dan pilihlah produk atau layanan dalam kolom drop-down yang ingin tim sales tawarkan dari daftar yang tersedia. Di bagian ini, tim sales Anda juga bisa menentukan kuantitas produk sesuai kebutuhan pelanggan.
Sumber: Odoo
Alternatifnya, klik menu Catalog dan sistem akan menampilkan setiap item atau produk potensial yang tersusun rapi berdasarkan kategori atau atributnya. Klik tombol Add untuk setiap produk yang diinginkan dan sesuaikan kuantitasnya.
Jika sudah selesai, pilih opsi Back to Quotation di pojok kiri atas dan produk tersebut akan muncul di bagian Order Lines.
7. Atur Harga dan Diskon
Sesuaikan harga produk, tambahkan diskon jika ada, atau pilih pricelist yang berlaku untuk pelanggan tersebut. Jangan lupa menambahkan catatan penting yang perlu diketahui pelanggan.
8. Konfigurasi Tambahan
Tentukan tanggal kadaluarsa quotation (Expiration Date), syarat pembayaran (Payment Term). Tim Anda juga bisa memilih template yang sudah ada untuk mempercepat pembuatan quotation dengan format standar.
Fitur-fitur yang Membantu Membuat Quotation dalam Odoo
Di dalam modul Sales Odoo, ada beberapa fitur tambahan yang bisa digunakan. Gunakan fitur-fitur ini untuk mempermudah proses pembuatan quotation:
Sumber: Odoo
Quotation Template
Dengan fitur ini, tim Anda bisa membuat penawaran dengan fitur yang sudah distandarisasi. Selain mempercepat pembuatan dokumen ini, mereka juga dapat memproduksi quotation yang seragam dan konsisten untuk setiap pelanggan.
Gunakan fitur ini untuk membuat template untuk setiap jenis penawaran. Di dalamnya, tim bisa mencantumkan produk, harga, dan ketentuan yang sering digunakan.
Pricelist
Fitur ini berfungsi untuk mengelola daftar harga semua produk yang bisnis Anda jual. Dengan begini, tim sales bisa mencantumkan harga sespesifik mungkin kepada pelanggan khusus atau pada periode promosi tertentu.
Selain itu, mereka bisa mengatur konfigurasi mata uang yang digunakan. Selain rupiah, mereka bisa menggunakan mata uang asing seperti USD atau EUR.
Fitur Promosi (Coupon, Reward, Discount)
Terakhir, Odoo juga menyediakan fitur yang bisa digunakan untuk menambahkan promosi langsung dalam quotation–seperti Coupon, Reward, dan Discount. Dengan ini, penawaran tersebut akan lebih menarik para pelanggan sehingga mereka tertarik melakukan pembelian.
Cara Mengirim dan Melacak Status Quotation
Setelah membuat quotation, tim akan mengirimkannya kepada pelanggan lalu melacak statusnya. Berikut adalah langkah-langkah yang harus dilakukan:
Mengirim via Email
Setelah menyelesaikan pembuatan formulir quotation, akan ada opsi Send by Email. Saat menekannya, sistem Odoo akan membuat template email otomatis berisikan detail quotation yang langsung dapat dikirim ke email pelanggan.
Cetak Quotation
Bagaimana jika mereka menginginkan quotation cetak? Tim bisa mencetaknya dengan menekan opsi Print lalu Quotation/Order untuk mencetak dokumen ini dalam format PDF. Quotation dengan format ini juga bisa dibagikan dengan mudah kepada pelanggan.
Pelanggan Menerima dan Validasi
Setelah menerima quotation, pelanggan Anda dapat meninjaunya terlebih dahulu. Jika tertarik dengan penawaran ini, mereka bisa menekan tombol Sign & Pay untuk melakukan validasi dan konfirmasi pemesanan secara online.
Notifikasi
Setelah memvalidasi quotation, tim akan menerima notifikasi email dan status dari quotation otomatis akan berubah menjadi quotation sent. Dengan ini, mereka bisa memantau prosesnya secara lebih mudah.
Konversi ke Sales Order
Jika pelanggan sudah setuju, tim sales Anda cukup klik tombol Confirm saja untuk mengubah quotation menjadi sales order resmi. Proses ini akan mempercepat alur penjualan dan pengelolaan pesanan bisnis dalam Odoo.
Baca juga: 5 Cara Membuat Laporan Keuangan Odoo: Panduan dari Digivoz
Buat Quotation Lebih Cepat dan Efisien dengan Odoo
Itulah penjelasan singkat tentang cara membuat quotation pada modul Sales Odoo 18.0. Dengan solusi ini, Anda bisa mempersingkat proses yang panjang dan manual. Hanya dalam beberapa klik, tim Anda bisa membuat dokumen penawaran dengan lebih cepat dan efisien!
Tertarik untuk menggunakan Odoo ERP? Percayakan Digivoz sebagai partner implementasi Odoo dalam bisnis Anda. Sebagai salah satu mitra resmi Odoo, kami menyediakan solusi dan jasa implementasi Odoo ERP yang terintegrasi dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.
Siap transformasi bisnis Anda untuk operasional yang lebih efisien? Hubungi tim Digivoz sekarang dan konsultasikan kebutuhan bisnis Anda bersama kami.