Tidak semua bisnis mampu menjaga hubungan jangka panjang dengan pelanggannya. Hal ini terjadi karena beberapa faktor, salah satunya adalah data yang tersebar di berbagai tempat yang tidak terdokumentasi.
Jika tidak menjaga hubungan ini, bisnis Anda dapat melewatkan potensi follow–up, prospek, dan peluang closing yang maksimal. Maka dari itu, Anda perlu menggunakan aplikasi CRM yang tepat untuk menjaga proses pengelolaan pelanggan.
Bagaimana jika tidak ada aplikasi CRM yang tepat? Saatnya membuat aplikasi kustom. Mari simak bagaimana cara membuat aplikasi CRM beserta fitur-fitur dasar yang wajib ada di dalamnya.
Manfaat Aplikasi CRM untuk Bisnis
Tak hanya menjadi alat penyimpanan data pelanggan, aplikasi CRM ini membantu menyimpan data pelanggan dengan rapi, memantau proses penjualan secara real-time, dan memberikan pelayanan yang konsisten.
- Data Pelanggan Lebih Rapi: CRM dapat menyimpan seluruh informasi pelanggan secara terpusat sehingga tim Anda dapat mengakses riwayat komunikasi dan transaksi dengan mudah.
- Proses Penjualan Terpantau: CRM ini memudahkan Anda untuk memonitor pipeline penjualan secara real-time untuk mengetahui posisi setiap prospek.
- Pelayanan Lebih Konsisten: Seluruh tim yang menggunakan data yang sama cenderung dapat melayani pelanggan secara profesional dan setara.
Fitur Dasar yang Wajib Ada dalam CRM Custom
Meskipun setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda-beda, ada beberapa fitur inti yang selalu diperlukan, seperti manajemen kontrak terpusat, tracking aktivitas penjualan, pipeline dan status prospek, laporan dan analisis data, hingga kontrol akses dan keamanan data.
Baca juga: 7 Kelebihan Aplikasi Custom untuk Memenuhi Kebutuhan Bisnis
Manajemen Kontak Terpusat
Pertama, sistem CRM ini harus mampu menyimpan seluruh data pelanggan dalam satu sistem terstruktur, lengkap dengan riwayat komunikasi dan segmentasinya.
Tracking Aktivitas Penjualan
CRM sebaiknya bisa mencatat seluruh aktivitas seperti follow-up, meeting, penawaran, hingga closing secara otomatis untuk mempermudah pemantauan progres pipeline.
Pipeline dan Status Prospek
Sistem harus menampilkan tahapan penjualan secara visual agar tim mudah melihat posisi setiap prospek, menentukan prioritas, dan strategi closing yang tepat.
Laporan dan Analisis Data
Selanjutnya, CRM perlu menyediakan laporan performa penjualan, tingkat konversi, dan tren pelanggan untuk proses evaluasi atau pengambilan keputusan strategis.
Kontrol Akses dan Keamanan Data
Sebaiknya CRM ini menyediakan hak akses sesuai peran penggunanya untuk menjaga keamanan informasi dan meningkatkan akuntabilitas tim.
Cara Membuat Aplikasi CRM
Untuk mengimplementasikan CRM secara efektif, mari ikuti langkah-langkah berikut secara runtut:
1. Tentukan Tujuan Penggunaan CRM
Pertama, tentukan tujuan utama pembuatan sistem, misalnya untuk meningkatkan penjualan, mempercepat follow-up, memperbaiki retensi pelanggan, atau mengelola database lebih rapi?
Dengan tujuan yang jelas, Anda bisa menentukan arah pengembangan sistem sejak awal.
2. Kenali Kebutuhan Tim Pengguna
Libatkan tim sales, marketing, dan customer service dalam diskusi awal agar CRM ini bisa memenuhi kebutuhan lapangan, praktis, dan benar-benar digunakan.
3. Tentukan Skala dan Kompleksitas Sistem
Fitur-fitur mendasar dalam CRM–seperti manajemen kontak dan pipeline–yang cukup untuk bisnis skala kecil. Pastikan aplikasi ini juga scalable agar bisa dikembangkan dalam jangka panjang.
4. Lakukan Analisis Proses Bisnis Secara Detail
Petakan alur penjualan dan pelayanan pelanggan untuk mengidentifikasi hambatan, celah proses, serta peluang peningkatan efisiensi agar Anda bisa mendesain CRM yang sesuai dengan kondisi nyata bisnis.
5. Tentukan Fitur Prioritas
Susunlah daftar fitur yang benar-benar dibutuhkan pada tahap awal implementasi, seperti manajemen kontak, tracking aktivitas, dan monitoring pipeline penjualan.
Hindari menambahkan fitur kompleks sejak awal yang belum tentu digunakan secara maksimal.
6. Pilih Teknologi yang Tepat
Anda dapat membangun CRM dari nol atau menggunakan framework dan platform yang sudah tersedia. Pastikan teknologi yang dipilih mendukung integrasi, keamanan data, serta skalabilitas untuk pertumbuhan bisnis di masa depan.
Baca juga: 6 Keunggulan Integrasi AI dalam Sistem Ticketing CRM Bisnis
7. Rancang User Interface yang Sederhana dan Intuitif
Buatlah desain antarmuka yang mudah dipahami oleh siapapun penggunanya karena mempermudah proses adaptasi oleh tim internal. Ini disebabkan karena tim cenderung enggan menggunakan sistem yang kompleks.
8. Bangun Database yang Terstruktur dan Aman
Pastikan CRM ini menyediakan struktur database yang sistematis agar tim Anda bisa mencari data-data di dalamnya dengan mudah. Database ini juga sebaiknya dilengkapi dengan sistem kontrol akses, enkripsi, serta backup rutin untuk menjaga keamanan data bisnis Anda.
9. Lakukan Uji Coba Internal
Lakukan testing aplikasi CRM ini bersama tim internal sebelum digunakan secara resmi. Terapkan evaluasi untuk melakukan penyesuaian fitur untuk meminimalisir kesalahan saat diimplementasikan penuh.
10. Implementasi dan Evaluasi Berkala
Setelah sistem diluncurkan, lakukan monitoring performa dan kumpulkan feedback dari pengguna. Dengan pendekatan bertahap, sistem ini akan semakin optimal dan berdampak nyata bagi pertumbuhan perusahaan.
Kesalahan Umum Saat Membuat CRM
Proses pembuatan CRM ini berpotensi gagal karena tidak sengaja melakukan beberapa kesalahan berikut:
- Terlalu Banyak Fitur: Sistem yang memiliki terlalu banyak fitur cenderung sulit digunakan. Untuk itu, fokuslah pada fungsi inti terlebih dahulu agar proses adopsi tim lebih cepat.
- Tidak Melibatkan Pengguna: CRM yang dibuat tanpa masukan dari pengguna sering kali tidak relevan yang mengakibatkan sistem jarang dipakai oleh tim internal Anda.
- Tidak Ada Evaluasi Rutin: Tanpa evaluasi berkala, CRM bisa menjadi usang dan tidak lagi sesuai dengan kebutuhan bisnis. Maka dari itu, lakukan monitoring dan pengembangan berkelanjutan untuk menjaga relevansinya.
Saatnya Kelola Pelanggan dengan Sistem yang Tepat
Itulah panduan tentang cara membuat aplikasi CRM yang tepat. Dengan sistem yang tepat, Anda dapat merapikan data pelanggan, mempercepat proses penjualan, dan meningkatkan kualitas pelayanan secara konsisten.
Jika Anda ingin membangun CRM custom yang benar-benar sesuai kebutuhan bisnis, mari berkolaborasi dengan Digivoz.
Percayakan Digivoz sebagai salah satu penyedia jasa pengembangan aplikasi custom. Tim ahli kami siap mendengarkan tantangan yang Anda hadapi, menentukan solusi yang tepat, hingga melakukan develop aplikasi custom yang sesuai ekspektasi.
Siap transformasi bisnis Anda untuk operasional yang lebih efisien? Segera isi form konsultasi berikut dan dapatkan solusi yang tepat dengan kebutuhan bisnis Anda.