Pengelolaan anggaran bisnis bukanlah hal yang mudah untuk dilakukan. Jika tidak dilakukan dengan benar, bisnis bisa mendapatkan beberapa dampak buruk–salah satunya adalah kerugian secara finansial. Inilah mengapa Anda perlu memahami bagaimana cara mengatur budgeting dengan tepat.
Sebagai alternatifnya, proses ini dapat dilakukan secara digital melalui sistem ERP dari Odoo. Dengan sistem ini, Anda bisa mengelola anggaran, melacak pengeluaran, dan mengintegrasikannya dengan software-software lainnya.
Sebelum menggunakannya Anda pasti bertanya-tanya: bagaimana cara kita mengatur alur budgeting pada Odoo? Jangan khawatir! Simak artikel ini untuk mendapatkan panduan langkah demi langkah melakukan budgeting pada sistem ERP Odoo!
Sumber: Channel Youtube Odoo
1. Aktivasi Modul dan Fitur Budget
Sebelum menggunakan fitur budgeting, Anda perlu mengaktifkan beberapa pengaturan penting. Masuklah ke modul Accounting di dashboard Odoo. Lalu, pilih menu Configuration dan beri centang pada opsi Analytic Accounting serta Budget Management.
Setelah mengaktifkannya, sistem ini akan menampilkan bagian Budgets di bagian Accounting. Akan tetapi, Anda harus memastikan bahwa Anda memiliki akses administrasi dalam melakukan pengaturan ini. Jika tidak, mintalah bantuan kepada orang yang memiliki hak aksesnya.
Sumber: Channel Youtube Tutorial Odoo Indonesia
2. Penentuan dan Pembuatan Posisi Anggaran (Budgetary Position)
Setelah fitur aktif, langkah berikutnya adalah membuat budgetary position, yaitu daftar akun-akun yang ingin Anda pantau dalam sistem anggaran. Biasanya akun-akun ini mencakup akun pengeluaran atau pemasukan yang penting.
Kembali ke menu Configurations dan pilih opsi Budgetary Position dalam kelompok Management.
Anda bisa membuat lebih dari satu posisi anggaran, tergantung kompleksitas kebutuhan perusahaan. Saat membuatnya, Anda akan diminta memilih nama posisi, perusahaan yang relevan, dan akun-akun apa saja yang termasuk di dalamnya.
Sumber: Channel Youtube Odoo
3. Pembuatan Akun Analitik
Selanjutnya, Anda perlu membuat akun analitik dalam Odoo. Akun ini dapat mengelompokkan transaksi berdasarkan proyek, departemen, atau aktivitas. Dengan begini, Anda bisa memantau efektivitas penggunaan anggaran secara lebih spesifik.
Untuk mengaksesnya, pergi ke menu Configuration dan scroll hingga menemukan opsi Analytic Accounts.
Sebagai contohnya, Anda dapat membuat akun analitik untuk proyek “Kampanye Digital Q3” atau departemen seperti “Marketing”. Nantinya, setiap transaksi yang terkait dengan akun ini akan tercatat dalam laporan budgeting yang relevan.
Sumber: Channel Youtube Odoo
4. Penyusunan dan Pembuatan Anggaran
Langkah inti dari alur budgeting adalah membuat anggaran itu sendiri. Buka menu Accounting, pilih opsi Budgets, lalu klik Create. Anda akan diminta mengisi nama anggaran, penanggung jawab, periode anggaran, nama perusahaan, posisi anggaran, akun analitik yang digunakan, dan nilai target anggaran.
5. Simpan Rencana Anggaran
Setelah mengisi semua data di atas dengan benar, simpan semua data lalu klik opsi Open di bagian kiri atas untuk membuka dokumen. Bagaimana jika terdapat kesalahan dalam menentukan budgeting?
Anda bisa menggunakan opsi Reset to Draft untuk memulai proses ini dari awal atau opsi Revise jika terdapat pembaharuan anggaran di waktu yang akan datang.
Sumber: Channel Youtube Odoo
6. Realisasi dan Pencatatan Transaksi
Begitu anggaran disetujui, Anda bisa mulai mencatat transaksi seperti biasa. Namun bedanya, setiap pengeluaran atau pemasukan perlu dikaitkan dengan akun analitik.
Odoo akan otomatis mengurangi saldo anggaran berdasarkan jumlah yang tercatat dalam transaksi. Selain itu, sistem juga akan memberikan tanda merah apabila transaksi yang Anda lakukan melewati batas anggaran.
Sumber: Channel Youtube Odoo
7. Pemantauan dan Analisis Anggaran
Pantau realisasi anggaran bisnis Anda melalui menu Reporting setelah itu opsi Budgets Analysis di modul Accounting. Bandingkan antara anggaran yang telah direncanakan, realisasi pengeluaran, dan sisa anggaran untuk setiap akun analitik dan posisi anggaran.
Jika ingin, Anda bisa menyertakan modul tambahan berupa over budget notification. Dengan begini, sistem akan memunculkan notifikasi ke dalam email ketika pengeluaran Anda melebihi rencana anggaran.
8. Integrasi dengan Modul Lain
Salah satu kekuatan utama budgeting di Odoo adalah kemampuannya terintegrasi dengan modul-modul lain seperti Purchase, Inventory, dan Expenses. Saat ada permintaan pembelian, sistem akan mengecek apakah masih tersedia anggaran dalam akun analitik terkait.
Dengan integrasi ini, proses pengadaan tidak hanya efisien tetapi juga lebih terkontrol. Anda tidak perlu lagi mengecek anggaran secara manual karena semua terhubung dalam satu sistem yang terpadu.
Optimalkan Pengelolaan Anggaran Anda dengan Odoo
Itulah alur budgeting pada Odoo yang harus ketahui. Dengan mengaktivasi modul hingga mengintegrasikannya dengan modul lainnya, Anda dapat membangun sistem kontrol keuangan yang rapi, transparan, dan real-time.
Melalui artikel ini, Anda seharusnya sudah paham betapa bergunanya sistem ini untuk produktivitas bisnis. Tertarik untuk menggunakan Odoo ERP? Percayakan Digivoz sebagai partner implementasi Odoo dalam bisnis Anda!
Sebagai salah satu mitra Odoo terpercaya, tim ahli kami siap memberikan dukungan end-to-end hingga solusi ini memberikan hasil yang nyata.
Jika Anda masih ragu, konsultasikan kebutuhan bisnis Anda bersama kami. Tingkatkan efisiensi seluruh proses bisnis Anda dengan solusi ERP Odoo dari Digivoz!